Les gestionnaires de projet sont conscients de la difficulté de suivre les différentes tâches, les ressources, les délais et les risques associés à la gestion d’un projet. Mais la gestion de projet ne s’applique pas seulement aux projets liés au travail, elle est également nécessaire pour les projets personnels tels que l’organisation de vacances, d’une réunion de famille, d’une fête d’anniversaire, etc.
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En fin de compte, il s’agit d’une simple différenciation : soit vous êtes organisé, soit vous ne l’êtes pas ! Étant donné que la gestion d’un projet repose en grande partie sur une bonne gestion, il est essentiel que vous restiez au sommet de votre art.
Il existe de nombreux outils de gestion de projets personnels qui peuvent vous aider à rester organisé et préparé à tout moment.
Pour vous aider dans vos tâches, nous avons rassemblé 10 outils de gestion de projets personnels indispensables.
1. Asana
Gestionnaire hybride de tâches et de projets, Asana est disponible pour les appareils iOS et Android. Il est devenu un véritable outil d’aide pour les projets individuels et organisationnels. Grâce à lui, vous pouvez ajouter plusieurs projets et suivre chacun d’entre eux à l’aide d’une barre latérale sur la gauche.
Vous voulez savoir ce que vous avez accompli ? Structurez les objectifs et les étapes de votre projet sous forme de liste de contrôle du début à la fin.
Vous pouvez classer les tâches en fonction de la date ou du moment où elles doivent être effectuées. Vous pouvez même créer des dépendances entre les tâches, de sorte qu’une tâche ne puisse être accomplie sans qu’une autre ne le soit. Ajoutez des détails pour chaque tâche, tels que des notes, des liens, des étiquettes et des commentaires.
Si vous avez un projet combiné, ils peuvent être utiles pour faire référence à une tâche. Vous pouvez même télécharger des pièces jointes et fixer des dates d’échéance. Sympa, non ?
Asana est gratuit ; il vous suffit de payer une fois pour faire travailler jusqu’à 15 personnes ou plus sur le même projet. Il est idéal pour les projets ou les tâches d’entreprise et est même utilisé par de grandes entreprises telles que Dropbox, Pinterest et Uber pour organiser leurs projets.
2. Smartsheet
Vous souhaitez gérer un pipeline de vente, un calendrier de production ou une liste de tâches pour une équipe, etc. Essayez Smartsheet qui fonctionne directement sur le web via Google Apps et avec Salesforce.com. Cet outil permet d’enregistrer et d’organiser des données avec un nombre illimité de collaborateurs gratuits tels qu’Amazon Mechanical Turk et Livework.
Smartsheet fournit des notifications et des alertes pour toutes les tâches mises à jour/créées par le biais de l’outil. Vous pouvez également générer des diagrammes de Gantt et des rapports pour visualiser l’avancement du projet.
Smartsheet permet le partage de fichiers et la gestion du crowdsourcing à un prix abordable. Vous pouvez également bénéficier d’un essai gratuit de 30 jours sans carte de crédit, puis continuer à utiliser l’outil au prix de 15,95 $/mois.
3. Trello
Vous aimez utiliser des cartes ou des post-it classés par catégories pour vous aider à organiser vos pensées et vos tâches ? Si oui, essayez Trello.
Cet outil est un moyen rapide et flexible d’organiser tous les éléments de votre projet en différentes colonnes et cartes par simple glisser-déposer, en ajoutant des détails et des commentaires ainsi qu’en les attribuant à différentes personnes de votre équipe.
Utilisez des tableaux différents pour chaque projet et fixez des échéances ou des dates pour chaque carte. Surtout, Trello est disponible pour les appareils iOS et Android, et sa fonctionnalité « glisser-déposer » est également disponible sur les téléphones.
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Utilisez Trello comme votre outil personnel de gestion des tâches GTD. C’est amusant et gratuit. Cependant, Trello Gold, la version premium, vous coûtera un peu plus cher pour bénéficier de pièces jointes plus volumineuses, d’autocollants et d’arrière-plans personnalisés.
4. OneNote
Le nom dit tout – mais ne considérez pas OneNote comme un autre outil de prise de notes. Au contraire, il peut s’agir d’un puissant agenda personnel, en fonction de vos besoins. Mais OneNote ne convient pas à tout le monde, surtout si vous aimez avoir une vue d’ensemble de tout ce qui se passe en même temps. Cependant, vous pouvez créer ce type de vue pour vous-même avec des plugins tels que OneTastic et conserver vos fichiers dans SkyDrive.
Le seul inconvénient de OneNote est qu’il fait partie de Microsoft Office et ne coûte rien si vous l’achetez avec la suite. Cependant, seul, il coûte 70 dollars.
5. Faire
Anciennement connu sous le nom de Manymoon et récemment acquis par Salesforce.com, Do est un outil de productivité sociale qui aide à partager de manière transparente avec les autres membres de l’équipe. L’ajout de tâches, la planification d’événements ou même l’intégration d’une personne dans l’équipe peuvent se faire simplement par courrier électronique.
L’outil Do a une présentation très simple comprenant un tableau de bord qui vous aide à lancer un projet, à saisir ses tâches et à inviter des collègues à travailler sur le projet. Pour travailler avec Do, il vous suffit de disposer d’un compte Google, si vous êtes déjà un utilisateur de Google Apps, ou de vous connecter à partir du web.
Le plus beau, c’est que c’est totalement gratuit.
6. Evernote
Actuellement, la préférée de tous semble être Evernote et voici pourquoi : cette puissante application de gestion de projet est là pour vous aider à organiser vos pensées non seulement sous la forme d’une série de notes, mais aussi pour vous aider à donner un sens à une grande quantité d’informations dans la meilleure présentation possible.
En fin de compte, vous serez en mesure d’organiser vos tâches et vos plans. Utilisez Evernote pour numériser vos notes, documents et autres fichiers afin de les placer dans les carnets de projet correspondants ou de les enregistrer comme vous le souhaitez.
L’avantage d’Evernote, c’est qu’il est pris en charge par de nombreuses autres applications, tant sur les plateformes iOS qu’Android.
Evernote est gratuit, mais la version premium coûte 45 $ par an. C’est cher ? Pas vraiment, car elle offre des fonctionnalités telles que l’accès hors ligne à vos carnets, des outils de collaboration, davantage d’espace de stockage et une recherche améliorée.
7. AgileZen
Bien qu’il soit généralement perçu comme un outil pour les développeurs de logiciels, Agilezen n’est pas seulement lié à la gestion du développement de logiciels. Il est également utile pour de nombreuses autres tâches liées à la bureautique.
Les RH peuvent l’utiliser pour le recrutement, tandis que le personnel du service clientèle peut suivre les problèmes et les temps de réponse grâce à lui. AgileZen est basé sur le concept Kanban pour vous aider à voir l’avancement de vos projets en colonnes.
Après une période d’essai gratuite de 30 jours, l’application propose des plans gratuits pour les projets open source ou coûte 9 dollars par mois.
8. Azendoo
Particulièrement utilisé pour la gestion de tâches et de projets hybrides, Azendoo peut également être utilisé pour la gestion de vos projets et tâches personnels. Vous pouvez même le connecter à des services populaires comme Evernote, Google Drive, Dropbox et Box pour le stockage.
Azendoo fournit un peu de stockage gratuit avec les services afin que vous puissiez télécharger des fichiers directement dans vos projets. Vous pouvez également assigner des listes de tâches à d’autres personnes, vérifier leur statut, faire des commentaires sur des tâches individuelles, suivre les changements et même avoir une vue d’ensemble des projets en cours – le tout avec une interface simple et facile à utiliser.
Faut-il en dire plus ? Bien qu’Azendoo soit une application web, vous pouvez porter votre projet sur vos appareils iOS et Android grâce à sa version mobile.
Cet outil pratique et puissant est gratuit et il existe une version premium payante. Cependant, il est important de noter que de nombreuses personnes se contentent de la version gratuite, qui offre de nombreuses fonctionnalités et même 10 Go de stockage, ainsi que la possibilité de se connecter à toutes les applications tierces prises en charge par Azendoo.
9. Teambox
Commercialisé avec le slogan « pour le plaisir vous avez un Facebook, pour le travail vous avez besoin d’un Teambox« , il s’agit d’un puissant outil de gestion de projet personnel avec la possibilité de combiner les réseaux sociaux dans votre projet.
Vous pouvez intégrer des utilitaires de réseaux sociaux dans un tableau de bord de gestion de projet et voir les flux d’activité, les fils de conversation, les commentaires, etc. Gérez votre boîte de réception, vos courriels et tous les autres détails relatifs à la communication de votre projet.
Gratuit pour les petites équipes (de 1 à 5 membres), l’ajout d’utilisateurs supplémentaires peut coûter 5 $ par mois et par utilisateur.
10. Basecamp
Lorsque l’on parle de gestion de projet sur le web, le nom de Basecamp apparaît tout de suite car ils sont les pionniers à avoir inventé le concept de gestion de projet en ligne.
Basecamp a l’avantage concurrentiel de très bien connaître ses clients et prospects. Vous bénéficierez d’une gestion personnelle de projet irréprochable grâce à cet outil qui offre une période d’essai gratuite de 45 jours et un forfait à partir de 20 $/mois.
Voilà qui conclut notre liste des 10 outils de gestion de projets personnels indispensables. Si vous êtes constamment à la traîne dans la gestion de vos tâches, de vos ressources et de vos délais, il est probablement temps de choisir un outil qui vous aide à aligner toutes vos tâches sur les échéances convenues.