Nous disposons tous de 24 heures par jour pour travailler, mais comment tirer le meilleur parti de ce temps pour obtenir des résultats qui permettent de gagner du temps ?

Il ne s’agit pas de travailler plus dur, car cela ne mène à rien, mais de planifier et de structurer son temps, puis de maximiser le temps prévu.

La clé de ces conseils de gestion du temps n’est pas de les faire une fois, mais de les répéter encore et encore jusqu’à ce qu’ils deviennent des habitudes. C’est alors que votre entourage pensera que vous avez plus de 24 heures par jour.

1. Planifiez votre semaine au moment où vous êtes le plus organisé

L’un des principaux conseils en matière de gestion du temps consiste à planifier sa semaine.

Le fait d’effectuer cette tâche à la même heure chaque semaine permet non seulement de gagner du temps, mais peut également avoir un impact positif sur votre état d’esprit et votre bien-être.

Je m’explique.

En planifiant votre semaine, vous vous faites un certain nombre de petites promesses positives. Chaque fois que vous tenez ces promesses, vous gagnez en confiance et vous vous sentez mieux dans votre peau car vous en faites plus.

Cette approche vous permet de gagner du temps, car vous planifiez ce qui est important pour vous dans un état d’esprit concentré. Au cours de la semaine, vous serez alors moins tenté de faire autre chose pendant l’un de ces créneaux préprogrammés, car vous pourrez vous rappeler que j’ai planifié tout cela pour une raison précise.

Planifiez donc votre semaine et tenez les promesses que vous vous êtes faites pour gagner du temps.

2. Planifier la journée de travail suivante pour une soirée détendue

Si vous avez du mal à tourner la page après une journée de travail, cette approche vous permet de vous détendre et de profiter de votre soirée sans vous soucier du travail.

Tout ce dont vous avez besoin, c’est de 5 à 10 minutes par jour et d’un bloc-notes. C’est rapide et cela présente des avantages considérables pour la gestion de votre temps.

À la fin de chaque journée, notez une dizaine de tâches que vous souhaitez accomplir le lendemain.

Ensuite, sélectionnez l’une des tâches que vous devez accomplir quoi qu’il arrive et marquez-la d’un H pour « élevé ».

Ajoutez ensuite des M pour les tâches moyennes à cinq tâches environ. Il s’agit des tâches que vous devez accomplir, mais si vous ne pouvez pas toutes les accomplir, elles seront gérables.

Les tâches restantes sont marquées d’un « L » pour faible. Ces tâches sont agréables à avoir et devraient être faciles à réaliser.

En planifiant vos tâches pour le lendemain, vous pouvez quitter le travail avec toutes les tâches qui vous tracassent dans la tête, écrites et prêtes à être abordées le jour suivant.

3. Contrôlez votre journée pour qu’elle ne vous contrôle pas

Planifier sa journée est l’astuce de gestion du temps la plus efficace qui soit. Elle vous permet de contrôler votre journée plutôt que de laisser la journée vous contrôler.

Cette approche est simple et offre la flexibilité nécessaire lorsque votre journée de travail ne se déroule pas comme prévu.

Prenez un crayon et un bloc-notes !

Dans votre bloc-notes, divisez la journée en tranches de 30 minutes, 9 h 30, 10 h 00, etc. Ajoutez-les ligne par ligne en les séparant par une ou deux lignes.

Maintenant, regardez votre agenda et ajoutez-y tout ce qui est fixe, comme les réunions.

Ensuite, prenez vos tâches finales hautement prioritaires et ajoutez-les à vos segments de 30 minutes.

S’il vous reste des plages horaires libres, ne les laissez pas vides.

Si vous avez du mal à vous motiver un matin, essayez ceci :

Choisissez des tâches faciles et rapides et faites-les en premier, ne vous inquiétez pas si vous repoussez des tâches plus difficiles. Ne vous inquiétez pas si vous remettez à plus tard les tâches plus difficiles. Le fait de commencer par les tâches faciles vous donnera l’élan et l’état d’esprit nécessaires pour vous attaquer ensuite aux tâches plus difficiles.

4. Gérer judicieusement les collègues de travail distrayants

La planification de votre semaine, de votre journée ou même de l’heure suivante n’a aucune importance si vous êtes continuellement distrait. Les distractions entraînent une perte de concentration et sont la porte ouverte à la procrastination.

Cette astuce de gestion du temps consiste à créer un environnement de travail adéquat, afin de maximiser le temps dont vous disposez pour être aussi productif que possible.

Le livre Indistractable de Nir Eyal explique que si vous voulez devenir réellement productif, vous devez devenir indistinct. L’une des plus grandes distractions sur le lieu de travail est souvent le fait de nos collègues.

Pour les collègues qui vous distraient le plus, demandez-leur simplement au début de chaque journée s’ils ont besoin de quelque chose de votre part. En faisant cela, vous les obligez à planifier sans qu’ils s’en rendent compte, mais à vos conditions. Cela réduit les risques d’une demande aléatoire plus tard dans la journée.

5. Traiter les courriels selon vos conditions

La gestion de votre boîte de réception peut parfois ressembler à un travail à temps plein. Vous pouvez également tomber dans le piège de penser que vous avez fait beaucoup de choses parce que vous avez envoyé un grand nombre d’e-mails ou que vous avez atteint la mystique « boîte de réception zéro » !

Bien qu’envoyer quelques courriels puisse être satisfaisant, le problème est que les courriels sont également utilisés comme une forme de procrastination, car ils constituent une tâche de repli facile lorsque l’on n’a pas envie de travailler sur quelque chose de difficile.

Que faire alors pour mettre fin à ces distractions et réduire le stress causé par le courrier électronique ?

Vous planifiez le moment où vous souhaitez lire et répondre à vos courriels, ce qui vous permet de garder le contrôle.

Une étude de l’Université de la Colombie-Britannique a révélé qu’il ne faut consulter ses courriels que trois fois par jour, ce qui permet de réduire le stress^[1].

Au début de chaque journée, prévoyez donc le moment où vous consulterez votre courrier électronique. La fréquence de consultation dépend de votre travail, mais le mieux est d’en faire le moins possible et, dans l’idéal, de ne pas en faire plus de trois.

Cette approche vous permet de garder le contrôle de votre boîte de réception, mais vous le faites à un moment qui vous convient.

6. Éliminer les distractions électroniques et être présent

Combien de fois avez-vous vu au travail une personne distraite par une notification sur son mobile ou son ordinateur portable ?

Les notifications des téléphones portables et des ordinateurs portables nous distraient tous les jours, mais elles sont aussi devenues une distraction acceptable.

Dans la plupart des emplois, il n’est pas nécessaire de réagir immédiatement à une notification, même si nous pensons que c’est nécessaire. C’est une habitude qui a été créée par la technologie.

Il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi.

Passez en revue tous les paramètres de notification de votre téléphone portable et de votre ordinateur portable et ne laissez que les notifications essentielles. Dans la plupart des cas, il s’agit uniquement des appels téléphoniques.

En désactivant ces notifications, vous pouvez consulter vos courriels, votre messagerie, etc. à l’heure qui vous convient, et non pas au moment où ils vous parviennent.

Vous pouvez également désactiver le décompte qui s’affiche sur les applications mobiles et de bureau. Vous n’avez pas besoin de savoir combien d’e-mails se trouvent dans votre boîte de réception à un moment donné, surtout si vous avez planifié le moment où vous consulterez vos e-mails.

Si vous laissez cette fonction de badge activée, elle crée une distraction gênante qui vous éloigne de votre travail et vous fait perdre du temps.

Essayez-le pendant quelques jours et voyez l’impact positif qu’il aura sur votre gestion du temps. Votre entourage constatera également le changement, car vous serez beaucoup plus présent à la maison et au travail.

7. Appuyez sur la minuterie et allez au bout de votre concentration

L’arrêt d’une tâche survient généralement lorsque vous l’avez terminée, que vous avez perdu tout intérêt ou que vous avez été distrait. Il faut en moyenne 23 minutes pour se reconcentrer lorsque l’on a été distrait, il faut donc faire tout son possible pour rester concentré^[2].

Malheureusement, la perte d’intérêt et la distraction sont les résultats les plus probables des difficultés de gestion du temps, c’est pourquoi l’utilisation d’un minuteur peut faire toute la différence.

En programmant un minuteur, vous vous promettez de ne pas vous laisser distraire et de ne pas travailler sur autre chose tant que le minuteur n’est pas écoulé. Cette petite promesse peut avoir un impact considérable sur votre gestion du temps.

Vous pouvez essayer différentes durées pour voir ce qui fonctionne pour vous, par exemple 25 minutes si vous utilisez la technique Pomodoro. 25 minutes ne semblent peut-être pas longues, mais en restant pleinement concentré pendant 25 minutes, vous serez étonné de voir tout ce que vous pourrez faire. ^[3]

8. Découvrez ce à quoi vous ne devriez pas consacrer votre temps

Chaque jour, nous consacrons du temps à des choses qui nous empêchent de faire ce que nous devrions faire – qu’il s’agisse de distractions telles que les médias sociaux, les courriels ou des tâches que nous préférerions ne pas faire, comme les courses hebdomadaires ou le repassage.

Toutes ces activités chronophages peuvent sembler anodines, mais elles s’additionnent lorsqu’il s’agit de gérer son temps.

Vous vous dites peut-être qu’il faut que je fasse tout cela, mais il existe une technique appelée « liste des choses à ne pas faire » qui peut vous aider.

Il ne s’agit pas seulement d’arrêter complètement les tâches qui n’ont pas d’impact. Il peut également s’agir d’automatiser ou de déléguer la tâche.

Comment créer une liste de choses à ne pas faire ?

Tout d’abord, passez 10 minutes à écrire toutes les choses qui ne vous servent pas vraiment ou qui ne vous aident pas à atteindre vos objectifs (par exemple, regarder la télévision, les médias sociaux, faire les courses, nettoyer la maison).

Ensuite, placez chacun d’entre eux sous la rubrique « automatiser, déléguer ou éliminer ».

Automatiser, c’est par exemple faire ses courses hebdomadaires en faisant appel à une société qui livre les ingrédients et les recettes à domicile.

Déléguer, c’est par exemple faire appel à une femme de ménage chaque semaine.

Éliminer pourrait consister à cesser d’allumer la télévision dès que vous rentrez du travail.

Une fois que vous avez créé votre liste de choses à ne pas faire, veillez à répéter le processus une fois par mois.

Chaque mois, vous récupérerez des heures que vous ne soupçonniez pas.

9. Désencombrez votre cerveau pour maximiser votre concentration

Notre cerveau traite des milliers de pensées chaque jour ; malheureusement, beaucoup d’entre elles sont des actions que nous ne pouvons pas réaliser à ce moment-là.

Le fait d’avoir l’esprit encombré a une incidence sur la gestion de notre temps, car nous ne pouvons pas nous concentrer avec ces actions en suspens dans notre tête.

Voici une méthode simple pour désencombrer votre esprit :

Emportez un petit bloc-notes et un stylo partout avec vous. Il doit être suffisamment petit pour tenir dans votre poche ou votre sac et doit être facilement accessible. Chaque fois qu’une pensée ou une action vous vient à l’esprit lorsque vous êtes en déplacement, notez-la.

Il peut s’agir d’une idée, d’une source d’inspiration, d’une action à entreprendre une fois rentré à la maison, de n’importe quoi.

Il ne vous reste plus qu’à prévoir du temps pour vous assurer que vous agissez sur toutes ces notes. Quelques jours suffisent.

En couchant les tâches sur le papier plutôt que de les laisser s’accumuler dans votre cerveau, vous êtes libre de travailler sur ce qui est important à ce moment-là, dans un état de concentration.

10. Faire des promesses aux autres

Si vous deviez faire une promesse à vous-même ou à un ami, quelle est celle que vous avez le plus de chances de tenir ?

Dans la plupart des cas, il s’agira de la promesse faite à l’ami.

Vous pouvez utiliser cela à votre avantage en partageant avec un ami l’engagement que vous avez pris de mener à bien une tâche ou un projet.

Dites à votre ami ce que vous voulez réaliser, pourquoi et quand. Demandez-lui ensuite de prendre de vos nouvelles à différents moments jusqu’à ce que vous ayez dit que vous alliez terminer le projet.

Tout en travaillant sur le projet, vous aurez à l’esprit la promesse que vous avez faite à votre ami. Cette promesse sera le moteur qui vous permettra de vous concentrer et de tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez pour mener à bien ce projet.

Le bilan

Tous ces conseils ne demandent qu’un peu de votre temps chaque jour, mais le temps que vous gagnerez en utilisant ces approches sera considérable.

Inscrivez des rappels dans votre agenda pour garder ces conseils à l’esprit, car une fois que vous les aurez mis en pratique régulièrement, ils deviendront des habitudes.

Ils peuvent être utilisés indépendamment, mais sont beaucoup plus puissants lorsqu’ils sont utilisés ensemble.

Au fil du temps, votre entourage vous demandera comment vous trouvez le temps d’accomplir autant de choses en une journée !

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Crédit photo : Valentin Antonucci via unsplash.com