Une chose est sûre : nous travaillons tous avec le courrier électronique. Nous nous en servons même pour communiquer et organiser notre vie privée. Mais si l’on y réfléchit bien, à quoi servent vraiment les courriels ? À collaborer ? À planifier ? À gérer ? À des discussions de groupe ? En fait, à rien de tout cela.
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Les courriels ont été conçus pour des conversations individuelles (ou en petits groupes tout au plus). Ils ne doivent pas être utilisés pour synchroniser une équipe ou planifier un événement, car leur utilisation excessive entraîne une perte de productivité et une perte de temps.
Voici 10 mauvaises habitudes en matière d’e-mails que vous devez cesser de prendre dès maintenant.
1. CC’ing de personnes inutiles pour » FYI « .
L’envoi d’un CC à une personne pour lui communiquer une information est presque toujours source de confusion. La personne qui reçoit le CC se demande si elle doit agir. Doit-elle répondre ? Doit-elle transmettre votre information ? Un courriel envoyé en copie conforme contient des informations que la plupart des gens ne seront de toute façon pas en mesure de traiter.
2. Utiliser le bouton « Répondre à tous
Lorsque vous recevez un courriel avec plusieurs personnes en copie conforme, n’envoyez pas automatiquement votre réponse à tout le monde ! Vous ne feriez que polluer la boîte de réception des autres. Essayez de ne répondre qu’à la personne concernée ; il n’est pas nécessaire que cela devienne une discussion de groupe.
3. Choisir le mauvais objet
Le sujet doit être bien choisi. Ne vous contentez pas d’écrire » Bonjour de … » ; essayez plutôt de donner le plus de détails possible dans le format le plus court possible. Par exemple : » Réunion 02/15 Documents » : » Réunion 02/15 Documents « . Lorsqu’il reçoit le courrier électronique, votre correspondant doit comprendre de quoi il s’agit en lisant l’objet du message. Ne lui faites pas deviner ce qu’il contient, soyez explicite et concis.
4. Utilisation de lettres majuscules
L’utilisation de lettres majuscules ne rendra pas votre courriel plus urgent que les autres, et d’ailleurs, vous ne devriez pas être celui qui décide de ce qui est urgent dans la boîte de réception de quelqu’un d’autre. Dans un courriel, les lettres majuscules sont interprétées comme des cris agressifs et intrusifs, et elles ne permettent pas d’établir une conversation constructive.
5. Ne pas hiérarchiser les réponses
Il n’est pas nécessaire de répondre immédiatement à tous les courriels. Vous devez donc les classer et les hiérarchiser en conséquence. Le problème, c’est que votre boîte de réception est le pire outil à utiliser. En fait, votre meilleur atout pourrait être une application externe. L’e-mail parfait est un e-mail qui peut être supprimé ; il n’est pas censé contenir des informations. Vous devez donc classer vos réponses par ordre de priorité dans votre liste de choses à faire et transférer les informations qu’un courriel contient vers un autre endroit.
6. Utilisation de mots inutiles
Tout comme la ligne d’objet de votre courriel, le corps de votre courriel doit être très explicite et concis. Allez droit au but et évitez autant que possible le bla-bla inutile. La plupart des gens ne lisent pas tout ce qu’il y a dans leurs courriels, alors si vous leur facilitez la tâche en leur donnant de brèves informations utiles, en étayant votre contenu et en indiquant les actions à entreprendre, vous ferez gagner beaucoup de temps à tout le monde (et vous rendrez les gens heureux).
7. Utiliser le courrier électronique pour tout
Que vous ayez besoin de dire quelque chose à quelqu’un, d’envoyer des informations et des documents, de partager une idée et de recueillir des commentaires, de planifier un événement ou de synchroniser votre équipe, n’utilisez pas le courrier électronique à tout bout de champ. Essayez de réfléchir au message que vous voulez faire passer et utilisez l’outil approprié pour chaque message spécifique. Les courriels ne sont pas toujours le bon moyen de communiquer ce dont vous avez besoin.
8. Gérer un projet d’équipe par courrier électronique
La gestion d’un projet d’équipe par courrier électronique est souvent source de frustration, d’incompréhension, de confusion et, en fin de compte, d’un mauvais résultat. Lorsque vous organisez un projet en équipe, vous devez déléguer des tâches, partager des informations et suivre le travail de chacun. Mais les courriels ne sont qu’un moyen de communiquer, pas de planifier. Changez vos habitudes et trouvez un meilleur moyen de gérer votre travail d’équipe sans courrier électronique !
9. Classer votre courrier électronique
Ne perdez plus votre temps à classer vos courriels. Les boîtes de réception des courriers électroniques présentent l’avantage d’être dotées d’une barre de recherche. Cette fonction vous permet de trouver n’importe quelle information à tout moment. Classer vos courriels ne fera que vous faire perdre beaucoup de temps pour une productivité très médiocre.
10. S’en tenir au courrier électronique parce que…
C’est la seule façon d’organiser votre travail et le seul outil de communication que vous connaissez ? Il est peut-être temps de changer la façon dont vous travaillez avec votre équipe et avec vos clients, sans parler de la façon dont vous planifiez votre journée.