Il y a une grande différence entre un courriel bien rédigé et un courriel qui est immédiatement supprimé. Les courriels sont l’équivalent électronique des lettres et il est essentiel de s’en souvenir lorsque l’on s’assoit pour écrire. Si vous souhaitez rédiger des courriels qui retiennent l’attention et suscitent des réponses, évitez ces 10 habitudes qui font que les autres vous détestent.
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Envoyer des courriels sans but.
Ne vous contentez pas d’envoyer un courriel parce que vous le pouvez. N’envoyez des courriels que s’ils ont une raison d’être : vous avez une information clé à partager, une mise à jour ou vous répondez à la demande de quelqu’un d’autre. Si vous envoyez continuellement des courriels sans raison, les gens cesseront de les lire. N’oubliez pas de respecter le temps du lecteur.
Rédiger un courriel en un seul paragraphe.
S’il s’agit d’un courriel très court, cela ne pose pas de problème, mais si vous écrivez un long courriel comportant plus d’un point, incluez plusieurs paragraphes. Les courriels doivent être rédigés comme des lettres d’affaires et comporter une introduction, un milieu et une conclusion clairs. Rédiger un courriel en un seul paragraphe complique la tâche du lecteur et n’offre aucune pause visuelle.
Ne pas répondre aux courriels qui nécessitent une réponse.
Rien n’est plus ennuyeux que de poser une question à quelqu’un et de ne jamais recevoir de réponse. La personne veut manifestement savoir quelque chose et en ne répondant pas, vous créez de la confusion et du stress, ce que personne ne souhaite ni n’a besoin. Si quelqu’un vous pose une question et vous demande une réponse par courrier électronique, répondez. Cela ne prend qu’une minute ou deux et tout le monde est plus heureux au bout du compte. Si vous avez du mal à maîtriser votre boîte de réception, consultez ces conseils astucieux.
Ne pas faire correspondre le contenu de l’e-mail à la ligne d’objet.
Cela témoigne d’un manque de compétences en matière de rédaction et d’organisation. Supposons que l’objet de votre courriel indique « Mise à jour du projet », mais que le contenu du courriel ne contienne rien sur ce sujet, ce qui laisse le destinataire perplexe et irrité. Si vous n’êtes pas sûr de l’objet de votre message, attendez d’avoir fini de rédiger le reste du message pour avoir une meilleure idée de ce qu’il faut écrire dans l’objet.
Laisser la ligne d’objet en blanc.
Ce désagrément est très proche du précédent. En l’absence d’objet, le lecteur n’a aucune idée de la raison pour laquelle vous lui envoyez un courriel et, dans le monde du travail actuel où le temps est compté, vous ne ferez que susciter un grognement, voire la suppression de votre courriel, car il pourrait le considérer comme du spam.
Marquer un courriel comme « urgent » alors qu’il ne l’est pas.
Ne mettez un drapeau rouge sur un courriel que s’il est vraiment urgent. Vous vous souvenez de l’histoire du garçon qui criait au loup ? C’est ce qui se passe lorsque vous envoyez continuellement des courriels qualifiés d' »urgents » alors qu’ils ne le sont pas. Les destinataires cesseront de vous prendre au sérieux si vous continuez à écrire des courriels non urgents intitulés « urgents ».
Envoi de messages remplis d’erreurs.
Envoyer un courriel sans vérifier l’orthographe ou relire ce que vous avez écrit avant d’appuyer sur « envoyer » est une grave erreur. Vos courriels en disent long sur vous – si vous envoyez des courriels remplis de fautes d’orthographe, de phrases incomplètes ou de mauvaise grammaire, vous indiquez au lecteur que vous ne vous souciez pas de lui ou, pire encore, que vous êtes ignorant.
ÉCRIRE EN MAJUSCULES.
Évitez cela à tout prix ; l’utilisation de lettres majuscules envoie à votre lecteur le message que vous êtes en colère ou que vous lui criez dessus.
Utiliser le jargon des textos.
Les courriels ne sont pas des textes, alors évitez les LOL, BTW et autres expressions que vous utilisez dans vos messages textuels. N’oubliez pas que les courriels appartiennent à la même catégorie de communication qu’une lettre d’affaires et que les abréviations enfantines ne sont pas nécessaires.
Appuyer sur « Répondre à tous » quand ce n’est pas nécessaire.
Cette habitude de courrier électronique ne va pas seulement amener les gens à vous mépriser, elle peut aussi vous attirer de nombreux ennuis. Tout d’abord, évitez de cliquer sur « Répondre à tous » si vous ne répondez qu’à une seule personne, car les messages indésirables encombrent les boîtes de réception des lecteurs, ce que personne n’apprécie. Deuxièmement, si vous cliquez sur « Répondre à tous » alors que vous ne devriez répondre qu’à une seule personne, vous risquez de vous attirer des ennuis si vous vous en prenez à l’une des autres personnes de la chaîne de courriels. Consultez ces conseils pour en savoir plus sur les personnes à inclure et à exclure dans une chaîne de courriels.
En évitant ces habitudes, vous vous assurez que les gens ne grogneront pas lorsqu’ils verront votre nom dans le champ « De » lorsqu’ils consulteront leurs courriels.