J’ai passé la majeure partie de ma vie en tant qu’entrepreneur, tout comme mon père, mon grand-père et mon arrière-grand-père. Il semble qu’il y ait quelque chose dans nos gènes qui nous incite à déployer nos ailes et à faire ce que nous voulons.

Mais il y a quelques années, j’ai vendu mon entreprise et j’en ai eu assez de jouer au golf cinq jours par semaine. Sans compter que l’assurance maladie et d’autres coûts augmentaient sans que mes revenus ne le fassent. J’ai donc décidé d’accepter un poste de manager dans une entreprise de la fortune 500. J’y trouverais un revenu, des avantages et un goût de la vie d’entreprise que je n’avais jamais connu.

J’ai tenu deux mois ! À mon avis, le style de management a beaucoup plus nui à la productivité qu’il ne l’a favorisée. En tant que manager, je devais diriger mon équipe d’une main de fer. Il était littéralement inscrit dans leur manuel que, quelles que soient les qualités d’un employé, il n’y avait pas d’employé parfait et que je devais donc régler les problèmes les plus mineurs avec les meilleurs employés. Cela n’a jamais favorisé la cohésion de l’équipe et a franchement créé du ressentiment entre la direction et les employés.

Au bout de deux mois, je suis entrée dans le bureau du patron et j’ai dit que je n’étais pas faite pour la culture d’entreprise de cette société. Bien qu’il ne m’ait jamais dit que j’avais fait du bon travail, il a commencé à me proposer des incitations pour rester, un meilleur salaire, un meilleur poste, etc… Mais je savais que c’était la culture de l’entreprise depuis le début et qu’elle n’allait pas changer, alors j’ai poliment refusé et j’ai démarré ma propre entreprise de marketing d’affiliation.

Au fil des années, j’ai possédé et géré de nombreux types d’entreprises, avec un nombre d’employés allant de 1 (moi) à plus de 400 et bien d’autres entre les deux. J’ai essayé de nombreux styles de management différents et, en fonction de l’entreprise et des employés, certains styles de management fonctionnent mieux que d’autres. Mais d’une manière générale, j’ai trouvé dix moyens relativement simples d’améliorer les compétences en matière de gestion d’équipe et de stimuler la productivité.

J’ai constaté que si vous êtes propriétaire, cadre supérieur ou simplement responsable d’une équipe de personnes, ces dix conseils peuvent stimuler la productivité dans presque toutes les situations :

1. Définissez clairement vos objectifs et mettez-les par écrit

Cette partie en particulier doit être rédigée par le propriétaire ou le PDG, car les cadres de niveau inférieur prendront ces objectifs et les appliqueront à leurs propres équipes.

Notez que cela ne signifie pas qu’il faille écrire « Nous allons fabriquer des gadgets et devenir le fabricant de gadgets le plus rentable au monde ». N’importe qui pourrait le faire. Vos objectifs doivent être clairs et réalisables et comporter des moyens de mesurer les progrès accomplis. Un objectif beaucoup plus clair serait d’augmenter les bénéfices de 10 % en un an. Vous pouvez ensuite fixer des objectifs spécifiques aux responsables des différents départements.

Par exemple, l’objectif du directeur du marketing peut être de trouver des méthodes de marketing nouvelles et plus efficaces afin que les efforts de marketing atteignent 5 % de clients en plus avec le même budget. Le responsable de la production peut avoir de bonnes idées pour rationaliser la production afin d’augmenter la productivité. L’objectif du directeur des ventes est peut-être de pénétrer un marché nouveau ou inexploité.

L’important est que vos objectifs généraux soient clairs, que tous vos responsables soient impliqués et sachent ce que l’on attend d’eux, et que vous contrôliez en permanence les progrès de chaque département. Ce processus doit être répété par vos responsables auprès des membres de leur équipe.

2. Définir les objectifs

Cela peut sembler identique à la définition d’objectifs, mais ce n’est pas le cas.

Les buts peuvent être considérés comme le résultat final, là où vous voulez aller. Les objectifs sont les étapes à suivre pour atteindre les buts. Consultez cet article pour connaître leurs différences :

Buts et objectifs : Comment les utiliser pour réussir dans la vie ?

Par exemple, un objectif peut être d’accroître la satisfaction des clients et les objectifs pour y parvenir peuvent inclure des délais d’expédition plus courts, des retours plus faciles et des améliorations du service à la clientèle, etc.

4. Embaucher des personnes compétentes, puis s’écarter de leur chemin

En tant que manager, votre patron ou votre cadre supérieur devrait avoir passé en revue les objectifs de l’entreprise afin que vous compreniez bien où celle-ci veut en venir. Un bon manager doit fixer des objectifs clairs pour le département, des objectifs raisonnables, réalisables et mesurables. Vous pouvez ensuite prendre les objectifs fixés pour votre département et les donner à chaque employé en fonction de son niveau de compétence.

Vous avez peut-être remarqué que la deuxième partie du conseil consistait à « ne pas se mettre en traversde leur chemin« . Cela n’est possible que si vous avez embauché des personnes possédant les compétences requises. Une partie de votre travail en tant que manager consiste à contrôler et à mesurer les progrès de vos employés. Si vous constatez que quelqu’un n’arrive pas à suivre, essayez de lui trouver un mentor, ou même de réduire les responsabilités de son travail pour qu’elles ne soient pas trop lourdes.

Mais en fin de compte, vous avez la responsabilité envers l’entreprise d’accomplir votre part de la mission globale dans les délais et de manière satisfaisante, sinon cela se répercute sur vous en tant que manager. Bien que cela ne plaise à personne, le licenciement est peut-être la seule solution.

5. Organiser des réunions régulières avec votre personnel

Dans toute organisation, des problèmes, des questions et des goulets d’étranglement surgissent inévitablement. Une partie de votre travail en tant que manager consiste à identifier les problèmes et à les corriger avant qu’ils ne se transforment en problèmes.

Des réunions régulières et productives avec votre personnel sont essentielles pour identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Disons que vos employés ont du mal à expédier les articles à temps parce qu’ils n’arrivent pas à les faire sortir de l’entrepôt suffisamment tôt. C’est là que vous gagnez de l’argent !

Ce que vous ne voulez pas, c’est que des personnes du service d’expédition appellent l’entrepôt et que cela tourne à la dispute. Il est temps de rencontrer le directeur de l’entrepôt. Le problème vient peut-être du fait qu’il ne reçoit pas de prévisions fiables sur le nombre d’unités vendues chaque mois. Nous avons maintenant identifié le problème : un manque de communication entre les ventes et l’entrepôt.

Presque tous les problèmes sont dus à un manque (ou à un problème) de communication. Un bon manager sera l’intermédiaire entre l’équipe et les managers des autres équipes. Tant que les esprits restent calmes, il est presque toujours possible de trouver une solution qui satisfasse tout le monde.

6. Utiliser la méthode du « sandwich » pour traiter les problèmes posés par des employés par ailleurs très compétents.

Tout le monde commet des erreurs, certaines sont mineures et peuvent être corrigées par une note à l’équipe ou un mot rapide avec l’employé fautif. Toutefois, un employé par ailleurs excellent peut commettre une erreur majeure susceptible de perturber gravement la responsabilité de votre unité. C’est à vous, le manager, qu’il incombe de régler ce type de problème.

Tant qu’il s’agit d’un événement ponctuel et que l’employé n’a pas eu de problèmes dans le passé. L’approche sandwich est la meilleure.

Commencez par expliquer que l’employé est précieux pour l’organisation et que son travail a généralement eu une influence positive sur l’entreprise.

Abordez ensuite le problème qui s’est produit et les mesures qui pourraient être prises pour éviter un problème similaire à l’avenir.

Terminez la conversation en réaffirmant la valeur de l’employé pour l’entreprise et en renforçant les mesures qui seront prises pour éviter que le problème ne se reproduise.

7. Rappelez-vous toujours que les exemples sont plus efficaces que le renforcement positif ou négatif.

La carotte et le bâton ont toujours été utilisés pour gérer les employés. Vous pouvez utiliser la carotte pour inciter vos employés à faire ce que vous voulez, ou vous pouvez utiliser le bâton pour punir les employés qui ne font pas ce que l’on attend d’eux. Vous pouvez aussi être un exemple de ce que l’on attend de vous^[1].

Comme je l’ai déjà dit, tout le monde se trompe, y compris vous. Lorsque vous vous trompez, assumez-en la responsabilité !

Une partie de votre travail en tant que manager consiste à être un exemple pour ceux que vous dirigez. Parlez ouvertement de vos erreurs et des mesures que vous prenez pour éviter de refaire la même chose à l’avenir. Après tout, vous ne pouvez pas attendre de vos collaborateurs qu’ils admettent leurs erreurs si vous n’êtes pas l’exemple à suivre.

Un processus doit être mis en place lorsque ce genre de situation se produit. Reconnaissez le problème, analysez-en la cause profonde, mettez en place des procédures pour éviter que l’erreur ne se reproduise, évaluez la solution que vous avez trouvée et, si elle fonctionne, passez à autre chose.

8. Constituez votre équipe de manière intelligente

En tant que manager, vous devez faire face à un grand nombre de situations, de personnes et de personnalités différentes. Vous vous verrez également confier de nouvelles responsabilités, parfois plus importantes, notamment en matière de budgétisation, de prévisions, de présentations et de gestion des salaires. Réfléchissez donc sérieusement à vos propres forces et faiblesses afin de pouvoir recruter en conséquence.

Vous voulez des personnes qui complètent vos points forts et vous aident à surmonter vos faiblesses. Un vieux dicton dit qu’il faut « embaucher lentement et licencier rapidement « ^[2]. C’est une bonne chose à garder à l’esprit, prenez votre temps pour trouver la bonne personne pour le poste.

Une fois que vous les avez formés et que vous leur avez donné tous les outils nécessaires, vous pouvez les évaluer. Si, pour une raison ou une autre, ils ne répondent pas aux attentes (que vous avez clairement définies !), il peut être préférable de les licencier rapidement et de chercher une nouvelle personne.

Je vois tellement de situations où une personne est embauchée pour un poste pour lequel elle n’est pas qualifiée ou pour lequel elle ne peut tout simplement pas faire du bon travail, et où elle reste en poste année après année. Garder les mauvaises personnes nuira à votre équipe, inspirera du ressentiment aux autres membres de l’équipe et vous passerez beaucoup plus de temps à faire du baby-sitting qu’à vous concentrer sur des choses plus importantes.

Cela revient en fait à assumer la responsabilité de ses erreurs. Vous avez identifié l’erreur d’embaucher la mauvaise personne, alors résolvez-la rapidement, rectifiez-la en embauchant la bonne personne et passez à autre chose.

9. Maintenir une attitude positive et la promouvoir au sein de votre équipe

Nous avons tous connu ce patron ou ce collègue grincheux qui ne semblait pas se soucier des autres. Le respectiez-vous et l’admiriez-vous ? Bien sûr que non, les gens sont naturellement attirés par ceux qui ont une attitude positive et optimiste.

Une attitude positive facilitera grandement votre travail de manager, car les gens seront plus enclins à vous suivre.

En ce qui concerne votre équipe, encouragez les activités de renforcement de l’esprit d’équipe. Nous savons que tout le monde ne s’aime pas ou ne s’entend pas avec tout le monde. Les exercices de renforcement de l’esprit d’équipe sont donc un moyen de s’assurer que votre équipe reste orientée vers les objectifs.

10. N’oubliez pas d’utiliser le renforcement positif

Souvent, nous sommes trop pris par ce que nous faisons. Après tout, en tant que managers, nous jonglons généralement avec plusieurs questions, problèmes et échéances en même temps, au point d’oublier de dire simplement « merci ».

Ne pensez pas que vos employés ne font que leur travail. La date limite d’un projet qui a été repoussée, le projet inattendu qui a été confié à vos équipes rendent la vie de tout le monde plus difficile. Surtout la vôtre, car vous avez maintenant une balle de plus à jongler.

Ainsi, lorsque le projet est terminé à temps ou que vous avez respecté le nouveau délai, n’oubliez pas de témoigner votre gratitude à votre équipe, qui a rendu tout cela possible. Oui, vous devez encore jongler avec quatre balles, mais tout comme une attitude positive, vous êtes un leader plus efficace.

Le renforcement positif renforce la relation entre le manager et l’employé^[3]. Il peut prendre différentes formes et varie selon les entreprises. Certaines peuvent accorder un jour de congé supplémentaire, des cartes-cadeaux, une reconnaissance publique ou simplement une reconnaissance privée de votre part, en tant que patron.

Le bilan

Les managers ont de multiples responsabilités et tâches à accomplir, et je peux vous garantir que l’une des tâches les plus importantes du management est d’utiliser tous les actifs de l’entreprise de la manière la plus efficace et la plus productive possible.

Si vous gérez des employés, ils représentent un actif important de l’entreprise que vous avez l’obligation de gérer de la manière la plus productive possible.

En donnant à vos employés une formation adéquate dès le départ et en pratiquant de bonnes techniques de communication, vous pouvez minimiser le temps passé à réparer les erreurs et vous concentrer sur la réalisation de projets dans les délais et sur l’obtention de nouveaux contrats. Cela peut se traduire par une augmentation considérable de la productivité à des coûts minimes.

Je ne connais aucun patron qui n’aimerait pas voir une augmentation des performances qui ne nécessite que peu ou pas d’investissement. Alors, mettez-vous sur la voie du succès avec ces 10 conseils pour améliorer vos compétences en matière de gestion d’équipe et stimuler vos performances.