« La capacité à simplifier signifie éliminer le superflu pour que le nécessaire puisse s’exprimer. » – Hans Hoffman
Notre vie est gâchée par les détails. Simplifiez, simplifiez ». – Henry David Thoreau
Pour les travailleurs intellectuels d’aujourd’hui, chaque distraction est un frein à la productivité et à la santé mentale. Chaque sonnerie de téléphone, chaque message instantané, chaque rappel d’e-mail clignotant, chaque pile de papiers, chaque note adhésive encombrée, chaque message téléphonique, chaque bibelot et chaque mémo affiché au mur – tout cela vous ralentit, vous fait perdre du temps et de l’énergie et vous stresse.
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Pour retrouver le calme et simplifier la productivité, créez un environnement de travail zen.
Imaginez un instant que votre bureau soit complètement dégagé, à l’exception de votre écran d’ordinateur, de votre clavier et de votre souris, de votre boîte de réception et de votre téléphone, et peut-être d’une photo encadrée d’un être cher. Imaginez que les murs autour de vous sont libres de tout encombrement visuel, à l’exception d’une photo ou d’une peinture ou deux d’une scène de nature sereine.
Vous êtes en mesure de vous concentrer, d’accomplir vos tâches et de réduire votre niveau de stress.
Ce n’est pas difficile. Voici comment procéder :
- Effacez les papiers. Prenez tous les papiers qui se trouvent sur votre bureau et autour de votre bureau et mettez-les dans votre boîte de réception. S’ils ne rentrent pas, mettez-les en une seule pile. Passez ensuite en revue cette pile, un document à la fois. Ne remettez aucun document sur la pile – traitez-le immédiatement, puis passez au document suivant, jusqu’à ce que vous ayez vidé la pile (cela peut prendre plusieurs séances pour certaines personnes). Pour chaque document, vous avez le choix entre 1) mettre à la corbeille ; 2) déléguer ; 3) classer immédiatement ; 4) faire immédiatement ; ou 5) inscrire l’action sur votre liste de tâches et le document dans un dossier « action ».
- Éliminez le désordre. Maintenant, désencombrez le plus possible votre bureau. Et c’est possible. Les bibelots, les post-it et les messages téléphoniques (qui doivent être traités dans la boîte de réception), la plupart des photos encadrées, les dossiers, etc.
- Un équipement clair. Vous n’avez pas besoin que votre matériel de bureau soit visible. Mettez vos stylos, agrafeuse, trombones, appareil photo numérique et tout autre matériel dans un tiroir, bien rangé. Pendant que vous y êtes, videz vos tiroirs et n’y mettez que ce qui est essentiel. C’est plus facile à organiser.
- Débarrassez les murs. Débarrassez vos murs de tous les bouts de papier et de la plupart des œuvres d’art. Vous ne voulez pas que votre environnement soit trop chargé. Placez une ou deux œuvres d’art simples sur chaque mur.
- Avoir une boîte de réception. Disposez d’une boîte de réception sur votre bureau et demandez à tous les documents, notes, messages téléphoniques et autres papiers entrants d’être placés dans cette boîte. Videz-la au moins une fois par jour en suivant les étapes ci-dessus. À partir de maintenant, ne laissez aucun autre document encombrer votre bureau, à l’exception de la seule chose sur laquelle vous travaillez.
- Simplifiez votre ordinateur. Débarrassez votre bureau des icônes – c’est un moyen inefficace de lancer des documents ou des programmes et de vous organiser, et elles ne font qu’encombrer l’écran. Supprimez également tout ce qui se trouve dans votre barre de menus, si possible. Sur votre bureau, utilisez une image simple et sereine comme fond d’écran, et n’ouvrez que le document sur lequel vous travaillez actuellement. Désactivez toutes les notifications de courrier électronique et de messagerie instantanée, et n’utilisez le courrier électronique qu’à deux ou trois heures fixes par jour. Vous n’avez pas besoin de toutes ces interruptions.
- Système de classement simple. Utilisez un système de classement alphabétique simple avec des chemises en papier ordinaire. Ayez à portée de main un grand nombre d’étiquettes et de chemises vides, afin que rien ne vous empêche de créer rapidement un nouveau dossier et de classer un document. Ne laissez pas vos dossiers s’empiler.
- Modifiez, modifiez, modifiez. Une fois que vous vous êtes désencombré, il reste souvent des choses à éliminer. Modifiez votre environnement. Pour chaque objet visible, posez-vous la question suivante : « Est-il vraiment nécessaire que cet objet soit visible ? » Dans la plupart des cas, la réponse est non. Trouvez un moyen de le mettre hors de vue ou de vous en débarrasser. Lorsque vous avez terminé ce processus, recommencez – vous pouvez généralement encore trouver des moyens de faire disparaître un objet de la vue.
- Meubles simples. Optez pour des meubles aussi simples que possible, un revêtement de sol uni (moquette de couleur unie ou sol dur non décoré), des fenêtres nues ou des revêtements de fenêtres simples tels que des stores, des étagères et des lampes simples si nécessaire.
- Des décorations simples. Oubliez le bric-à-brac et contentez-vous d’une ou deux décorations simples, comme quelques fleurs dans un vase ou un jardin zen.
Vous avez des suggestions pour créer un environnement de travail zen ? Faites-nous en part dans les commentaires.