Il arrive que nous nous sentions trop à l’aise au travail. Nous ne nous habillons pas de manière aussi élégante ou nous ornons nos bureaux d’objets personnels qui ne sont pas toujours appropriés. L’un des signes d’une trop grande aisance au travail est le relâchement dans l’envoi des courriels. Voici quelques erreurs que vous pourriez commettre dans ce domaine.
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1. Vous ne respectez pas votre part du marché
Certaines personnes se donnent beaucoup de mal pour rédiger des courriels contenant beaucoup d’informations. Si vous répondez à ces courriels par une seule phrase, vous ne remplissez pas votre part du marché. Répondez aux courriels avec la quantité d’informations appropriée, sinon les gens sauront que vous ne faites que téléphoner au sens figuré.
2. Vos courriels sont truffés de fautes de frappe et d’expressions familières
Si vous répondez à un courriel en disant : « Bien sûr, mon frère, je serai à la réunion à 9 h. On se voit là-bas », ce n’est probablement pas la bonne façon de procéder. Même dans des environnements professionnels plus décontractés, il est important que vos communications professionnelles restent professionnelles. On ne sait jamais quand on peut envoyer accidentellement un message à quelqu’un qui n’est pas d’accord avec ce genre de communication et qu’on a des ennuis. Cela peut prendre quelques secondes de plus, mais c’est mieux que d’appeler son patron « bro ». Ce n’est pas cool.
3. Vous ajoutez des smileys à vos e-mails
Vous pensez peut-être que c’est mignon et que cela contribue à donner du ton à vos propos, mais 44 % des gens pensent qu’il n’est absolument pas professionnel d’ajouter des smileys dans les courriels d’affaires. Cela signifie que vous avez une chance sur deux d’envoyer un smiley à quelqu’un qui ne l’appréciera pas. Faites-vous une faveur et n’en envoyez pas.
4. Vos messages OOTO sont trop grossiers
Lorsque vous n’êtes pas au bureau, il se peut que vous laissiez des messages à la hâte et qu’ils soient courts et bourrus. Vous n’avez peut-être pas l’intention de vous vexer ou d’être impoli, mais les textes n’ont malheureusement pas de tonalité. Prenez quelques secondes de plus pour concocter un message OOTO approprié et amical afin que les gens ne pensent pas que vous êtes méchant. C’est un problème qui peut être facilement évité et résolu.
5. Vous ne laissez pas de messages OOTO
L’une des grandes erreurs que vous pouvez commettre est de ne pas traiter les courriels qui vous parviennent en votre absence. En cas d’urgence, si quelqu’un vous envoie un courriel et que vous ne laissez pas de message OOTO, quelqu’un pensera que vous avez laissé tomber. Les gens deviennent carrément furieux lorsque vous ne leur faites pas savoir que vous n’êtes pas au bureau.
6. Vous envoyez des courriels avant de passer en revue l’ensemble de la conversation
De nos jours, les courriels sont affichés sous forme de fils de discussion plutôt que de réponses individuelles. Il peut arriver que vous regardiez le premier courriel sans remarquer qu’il y a d’autres réponses. Si vous les manquez et que vous répondez à un courriel, vous risquez de répondre à une question ou à une demande qui a déjà été traitée. En plus d’être embarrassant, cela amènera les gens à douter de vos compétences.
7. Vous oubliez d’envoyer la pièce jointe ou vous envoyez la mauvaise pièce jointe
Cette erreur est assez facile à commettre et tout le monde la commet de temps en temps. Si vous prévoyez d’envoyer des fichiers avec votre courriel, vous devez penser à les ajouter au courriel. Si vous ne le faites pas, vous risquez d’énerver les autres, de gâcher le flux de travail et même de causer d’autres problèmes si vous envoyez le message à la fin de la journée, que vous oubliez la pièce jointe et que vous ne vous en apercevez que le lendemain ! Il suffit d’un peu d’énergie cérébrale, alors n’oubliez pas !
8. Vous avez omis d’inclure une formule de politesse de base
Vous n’imaginez pas l’effet que peut avoir le fait de dire « hi » ou « hello » lors de l’envoi d’un courrier électronique. Pensez-y dans la vie réelle. Est-ce que vous iriez voir quelqu’un au hasard au travail et lui diriez simplement des choses ? Bien sûr que non, vous lui diriez bonjour ou vous trouveriez un moyen d’attirer son attention avant. Il en va de même pour les courriels. L’absence de salutations est considérée comme une impolitesse, ce qui peut causer des problèmes même en l’absence de salutations. Il ne s’agit que de quelques touches, n’oubliez pas de dire bonjour !
9. Vous n’utilisez pas correctement les champs BCC et CC
Dans un courriel, il y a trois champs. Il y a le champ de contact principal dans lequel vous indiquez l’objet de l’e-mail. Ces personnes recevront une copie de l’e-mail et le destinataire initial saura que les autres personnes ont été mises en copie conforme. Le BCC est appelé « copie carbone aveugle ». Les personnes figurant dans la liste BCC reçoivent une copie de l’e-mail, mais personne d’autre ne sait que cette personne a reçu une copie de l’e-mail. Ne l’utilisez pas trop souvent, car si les gens découvrent que d’autres personnes peuvent voir ces communications, vous deviendrez la balance du bureau. Être un dénonciateur peut être une bonne chose, mais être la balance du bureau ne l’est pas.
10. Le ton de votre e-mail n’est pas du tout le bon
Les textes ont un ton. Le problème, c’est que le ton dépend de la personne qui le lit, mais ce n’est pas toujours le cas. La façon dont vous rédigez vos phrases guide les gens dans leur lecture. Si vos phrases sont bourrues et franches, les gens supposeront que vous communiquez d’une manière bourrue et brutale. Prenez un peu plus de temps pour écrire des phrases complètes et descriptives afin que les gens ne pensent pas que vous êtes un imbécile. Cela vous aidera beaucoup.
La plupart des erreurs commises dans les courriers électroniques sont des erreurs simples et faciles à corriger. Tout ce qu’il faut, c’est un peu d’attention. La communication est importante sous toutes ses formes, y compris électronique. Veillez à ce qu’elle soit fluide et professionnelle et vous fâcherez le moins de monde possible.
Crédit photo : On Sugar via media4.onsugar.com