La façon dont le courrier électronique est utilisé de nos jours a radicalement changé avec l’introduction des smartphones et des tablettes. Nombreux sont ceux qui ont abandonné le style formel de l’écriture épistolaire au profit d’une utilisation plus conversationnelle de la messagerie instantanée. Cependant, en particulier dans un environnement professionnel, il est nécessaire de s’assurer que vous remplissez certains critères afin de maintenir le professionnalisme. Voici quelques-unes des erreurs que l’on commet souvent dans les courriels et qu’il convient de prendre en considération.

1. Utiliser des formules de salutation et de fermeture.

Trop souvent, nous sommes pris au dépourvu par un courrier électronique et nous essayons de répondre le plus rapidement possible en renvoyant les informations demandées. Cependant, la courtoisie élémentaire s’applique toujours aux courriels ! Veillez à vous adresser correctement à la personne, que ce soit « Cher M. Miles » ou « Hé John », selon qu’il s’agit d’un collègue, d’une personne rencontrée lors d’une formation ou d’un client, et veillez également à terminer l’e-mail correctement. Non seulement cela aide les gens à déchiffrer où commence et où s’arrête l’e-mail (surtout si votre client de messagerie affiche les conversations précédentes), mais cela permet aussi d’associer un peu de formalité et de professionnalisme à votre personne. Les gens vous prendront probablement plus au sérieux.

Cependant, en particulier pour les clôtures, vous pouvez être un peu moins formel et les utiliser comme partie intégrante de la conversation. Pensez à ce qui suit : Merci d’avoir transmis cette information », « Bonne chance dans vos projets » ou « Au plaisir de vous voir mardi prochain ». Toutes ces formules n’ont pas nécessairement l’air aussi formelles que les formules « Bien à vous » ou « Bien à vous », mais elles ont l’attrait d’une lettre et offrent une certaine forme de conclusion au message que vous avez écrit.

2. Le sujet est essentiel.

L’objet d’un courrier électronique est souvent négligé, alors qu’il peut avoir un impact considérable sur le reste du message. Il s’agit de la première chose qu’une personne voit concernant votre communication et peut donc être utilisé à bon escient. Vous pouvez exposer le contenu de base du message, éventuellement ajouter un sentiment d’urgence (une date limite de réponse) ou simplement mentionner qu’il n’est pas forcément nécessaire d’y répondre.

Vous pouvez guider le destinataire dans l’utilisation de l’e-mail et, en lui donnant une description générale de l’e-mail, vous pouvez rendre le contenu un peu plus facile à assimiler. Par ailleurs, si vous avez déjà eu des conversations ou s’il s’agit d’un courriel de groupe, il peut être très difficile de s’y retrouver si les sujets de conversation changent, mais pas la ligne d’objet : un courriel concernant les ventes intitulé « Ressources humaines » peut être très déroutant.

3. Le paragraphe d’ouverture présente le contenu.

Dans le paragraphe d’ouverture d’un courriel, présentez toujours le contenu du reste du courriel (surtout s’il est long). Il s’agit d’une introduction rapide qui aide le lecteur à s’orienter dans le reste du contenu. Il souligne également rapidement les informations importantes que vous souhaitez que le lecteur retienne de l’e-mail. Par exemple, vous pouvez commencer par :

Hey Fred,

Je vous envoie un courriel pour vous donner une mise à jour de nos recettes du premier trimestre, et je voulais avoir votre avis sur les résultats.

Dans l’ensemble, nous avons réussi à prendre…

Si cet e-mail avait pour but de donner simplement des informations, Fred n’aurait peut-être pas adopté une approche plus critique des chiffres. En revanche, en lui demandant son avis et son feedback avant de lui donner le contenu, il est probable qu’il lise les informations de manière plus critique et qu’il essaie d’absorber davantage d’informations. Le guide le plus simple pour le paragraphe d’introduction serait le suivant : Accueil – Aperçu du contenu – Résultat escompté. Non seulement cela aide le lecteur, mais cela vous aide également à planifier le contenu de l’e-mail que vous écrivez – donc, dans l’ensemble, c’est un peu gagnant-gagnant.

4. Jouez avec votre public.

Ce conseil est très similaire au premier, mais il concerne davantage le contexte d’un courriel. L’une des plus grosses erreurs que j’ai constatées dans les courriels, en particulier dans le cadre de mes études universitaires, concerne les personnes qui envoient des courriels à leurs professeurs de la manière suivante :

Bonjour John,

Pouvez-vous m’envoyer le feedbaxk ?

Merci Rick

Bien que l’université ne soit probablement pas un bon exemple en raison du caractère informel de nombreuses personnes de nos jours, il y a toujours une limite entre le caractère informel et le manque de respect. En fonction de la personne à laquelle vous vous adressez, vous devez vous assurer que vous communiquez de manière appropriée. S’il s’agit d’un collègue avec lequel vous vous entendez bien, vous pouvez tout à fait adopter une attitude plus informelle, mais n’oubliez pas que si vos communications sont professionnelles, elles doivent rester professionnelles. Cela peut entraîner des difficultés dans les relations de travail lorsque les limites de l’environnement professionnel et de l’amitié s’estompent.

5. Reconnaître quand un courriel est correct ou non.

Parfois, une bonne vieille discussion en face à face est vraiment nécessaire. J’ai souvent vu dans le secteur des personnes utiliser le courrier électronique pour envoyer des commentaires négatifs, ou même pour annoncer à quelqu’un son licenciement – cela ne correspond pas à mon éthique. Si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle ou un retour d’information constructif, ou si vous cherchez à entrer en contact avec des collègues et des réseaux, l’e-mail n’est pas le bon moyen de le faire. À défaut d’un face-à-face, un appel téléphonique rapide ou une note manuscrite peuvent suffire. Il existe différentes façons de transmettre différents messages, alors expérimentez jusqu’à ce que vous trouviez celle qui vous convient et avec laquelle vous êtes à l’aise.

6. Savoir quand dire LOL (et d’autres expressions de chat).

À mon avis, ce n’est pas correct. J’ai toujours été un fervent partisan de l’utilisation complète de la langue anglaise et j’ai toujours considéré que les abréviations n’étaient qu’une façon paresseuse d’écrire. Le seul cas où le langage chat est acceptable est celui des SMS. Un courriel est une forme formelle de communication, tout comme une lettre, et il faut donc toujours veiller à utiliser un langage correct et à vérifier l’orthographe avant de l’envoyer. De plus, certaines personnes peuvent ne pas connaître certaines abréviations ou avoir des difficultés à comprendre le langage du chat. Pour que votre communication soit cohérente et compréhensible, veillez à utiliser une grammaire et une orthographe correctes.

7. Vérifiez deux fois avant d’envoyer !

Tout le monde peut admettre qu’il lui est arrivé d’envoyer par erreur un courrier électronique à la mauvaise personne et d’attendre anxieusement la réponse. Vérifiez toujours que vous l’envoyez à la bonne personne, que vous avez vérifié l’orthographe et que l’objet est correct ! Il arrive souvent que des personnes envoient des courriels dont l’objet est ambigu, ou que des personnes non concernées soient inscrites en copie conforme d’un courriel. Vérifiez toujours, et si vous remarquez une erreur juste après avoir cliqué sur « envoyer », consultez l’astuce à la fin de ce billet si vous utilisez Google Mail (cela pourrait vous sauver à l’avenir !).

8. CC/BCC ?

Il arrive que des personnes doivent être ajoutées à des courriels afin de les tenir à jour, ou simplement pour des raisons de continuité. Cependant, réfléchissez toujours avant d’ajouter une copie conforme à un courriel. Le destinataire risque-t-il de s’inquiéter de voir quelqu’un d’autre recevoir le même courriel ? La plupart du temps, si un courriel est destiné à une seule personne, il peut sembler peu professionnel d’ajouter une copie conforme à un courriel plutôt que d’utiliser la fonction BCC (Blind Carbon-Copy). Un bon exemple serait l’envoi d’un communiqué de presse à vos différents contacts. Vous ne voulez pas nécessairement que d’autres entreprises sachent que vous leur avez envoyé les mêmes informations et, surtout, pour conserver votre professionnalisme, vous ne devez pas partager ces adresses électroniques avec vos concurrents. Réfléchissez toujours avant d’envoyer : quel impact cela aura-t-il sur les destinataires de l’e-mail ?

9. Répondre à un ? Répondez à tous !

Vouliez-vous envoyer cet e-mail à l’ensemble du département ? Il s’agit là d’une grave erreur concernant les courriers groupés. Veillez à n’appuyer sur Répondre à tous que si tout le monde a besoin d’en être informé. S’il s’agit simplement de rattraper votre demande de congé, je ne pense pas que tout le monde ait besoin d’être impliqué. Dans tous les cas, vérifiez toujours qui doit recevoir l’e-mail. Les seuls cas où l’ensemble du service ou un grand groupe de personnes a vraiment besoin de recevoir un courrier électronique sont : toute forme de changement interne qui affecte tout le monde, les mises à jour concernant les performances ou les situations financières, les annonces à l’échelle de l’entreprise ou le retour d’information généralisé aux services. En outre, ce type de courrier électronique, s’il est utilisé en permanence, peut donner à une équipe l’impression d’être détachée des autres membres de l’organisation et peut même faire baisser le moral des troupes.

10. JE SUIS URGENT PARCE QUE JE SUIS CAPITALES

N’utilisez jamais, au grand jamais (je suis sérieux), le verrouillage des majuscules dans un courriel professionnel. Quelle que soit l’urgence du message, l’utilisation des majuscules est souvent une forme de communication très expressive, qui nuit au professionnalisme d’un message professionnel. De plus, en ce qui concerne votre propre image, cela peut paraître quelque peu enfantin et avoir un impact sur votre propre réputation.

Astuce : Annuler l’envoi d’e-mails dans Google Mail

Si, par malchance, vous envoyez un courriel contenant des informations incorrectes ou la copie de la mauvaise personne, Google Mail vous permet d’annuler l’envoi d’un courriel jusqu’à 30 secondes après avoir cliqué sur le bouton « Envoyer ». Pour ce faire, vous devez vous rendre dans Google Labs et activer le bouton Annuler l’envoi . Et pendant que vous y êtes, pourquoi ne pas jeter un coup d’œil aux autres fonctionnalités de Google Labs qui pourraient vous être utiles.

Crédit photo : Unsplash via ununsplash.imgix.net