Vous découvrirez que vous aimez travailler avec votre équipe lorsque vous vous engagez à soutenir et à développer leur travail et leur croissance. La seule façon d’y parvenir ? Donner un excellent retour d’information.

Voici dix conseils essentiels que tout manager doit mettre en œuvre pour constituer une équipe avec laquelle il est agréable de travailler :

1. Votre retour d’information est votre produit.

Si vous êtes un maître brasseur, vous consacrez du temps, de l’énergie et de l’expertise à la création de la meilleure bière possible. Cette bière est votre produit et vous cherchez constamment à l’améliorer. En tant que manager, votre produit est votre retour d’information. Consacrez autant d’efforts à la production et à l’amélioration du retour d’information que vous donnez. Si vous améliorez votre produit, votre équipe améliorera également le sien.

2. Avant de donner un retour d’information, définissez des attentes claires.

Techniquement, il ne s’agit pas d’un retour d’information si vous n’avez pas donné à votre équipe des attentes claires. Il n’est ni juste ni pertinent de tenir quelqu’un pour responsable d’un objectif ou d’une procédure spécifique alors qu’il n’en avait pas connaissance. Vous ne pouvez pas supposer qu’ils sont au courant. Vous devez être clair et précis, et expliquer la raison d’être de chaque objectif afin d’améliorer l’adhésion.

Si vous constatez que votre équipe n’a pas d’attentes claires, il n’est pas trop tard. Réunissez votre équipe, prenez vos responsabilités (voir le conseil n° 9) et définissez des attentes claires, de préférence par écrit.

3. Renforcez les fondations avant de procéder à des travaux de rénovation.

Un retour d’information positif renforce les fondements de toute relation de travail. Lorsque je sais que vous appréciez le travail que je fais et que vous me faites confiance et me respectez, je peux me sentir accompagné dans mon développement, et non pas attaqué pour mes lacunes.

Il a été prouvé dans de nombreuses études que le retour d’information le plus efficace est celui qui est donné dans un rapport d’au moins sept messages positifs pour un message correctif. Tout être humain a un réel besoin d’approbation. Un retour d’information correctif, même s’il est bien délivré ou mérité, nuit considérablement à notre sentiment d’approbation. Si l’on corrige trop sans renforcer, les gens commencent à éprouver du ressentiment. Ils risquent alors de sous-produire pour reprendre le contrôle ou parce qu’ils ne comprennent pas comment retrouver l’approbation.

Prenez l’habitude de donner des commentaires positifs spécifiques. Cela ne prend pas beaucoup de temps de dire : « J’apprécie ton travail sur le rapport des ventes ». Si vous l’écrivez sur une note autocollante, cela a trois fois plus d’impact !

4. Chercher d’abord la faille dans le système.

Avant de donner un retour d’information correctif, examinez le système. Cela vous demandera peut-être plus de temps au départ. Toutefois, cela vous évitera de licencier, de réembaucher et de former du nouveau personnel pour découvrir que le même problème se pose à nouveau. Le problème réside-t-il dans le personnel ou dans le système qu’il utilise pour atteindre le résultat souhaité ? Examinez la situation de plusieurs points de vue, et pas seulement du vôtre.

5. Connaître la différence entre performance et style.

La performance : Le travail est-il effectué de manière efficace et efficiente ? Lorsque vous donnez un retour d’information sur les performances, utilisez des observations spécifiques et mesurables. Exemples : le rapport a été remis avec deux heures de retard ; vos ventes ont augmenté de 10 % ; vous avez été impliqué dans cinq incidents de sécurité au cours des six derniers mois. Indiquez clairement ce que vous voulez changer ou poursuivre.

Le style : Comment le travail est-il effectué ? Lorsque vous donnez votre avis sur le style, examinez les avantages et les inconvénients des méthodes utilisées. Exemples : vous avez tendance à être très sociable avec les clients ; vous passez la porte à 9 heures et la quittez à 17 heures ; vous avez tendance à parler plus que les autres lors des réunions. Aidez la personne à comprendre les avantages et les coûts de son style et soutenez-la lorsqu’elle réfléchit à la manière dont un changement de style pourrait être plus bénéfique pour elle et pour l’équipe.

6. Tétaniser ou ne pas tétaniser…

Quand faut-il « étouffer les choses dans l’œuf », en appliquant une correction forte et claire ? Règle générale : lorsqu’il y a un danger clair et présent.

Pensez-y comme si vous conduisiez une voiture avec quelqu’un qui vous est cher. Devriez-vous crier « Attention ! » lorsqu’il grille un panneau d’arrêt ou lorsqu’il sort de la route ? Si vous voulez rester dans la voiture, vous ne criez que lorsqu’il y a un danger majeur.

S’il franchit fréquemment les panneaux d’arrêt et que votre tâche consiste à l’aider à devenir un meilleur conducteur, vous pouvez lui faire part de vos commentaires sur le modèle que vous avez remarqué.

Sinon, laissez-le conduire !

7. Choisir le bon moment et le bon endroit.

Dans certaines circonstances, il est préférable de donner un retour d’information en privé et dans d’autres, de le partager en public. Certains retours d’information sont mieux reçus immédiatement après un événement. Mais il est parfois préférable d’attendre un peu avant de donner un retour d’information.

Comment le savoir ? En posant la question. Parlez à chaque membre de votre équipe et demandez-lui où et quand il aime recevoir différents types de commentaires. Faites ce que vous pouvez pour respecter leurs préférences. Faites-leur également savoir qu’ils peuvent toujours changer d’avis.

Soyez attentif à votre état émotionnel lorsque vous donnez un retour d’information. Les moments de forte émotion ne sont pas forcément propices à un retour d’information de qualité. Dans la mesure du possible, donnez-vous le temps d’évacuer une partie de l’émotion avant d’entamer une conversation de partage d’informations. Cela peut sembler en contradiction avec le conseil n°6 précédent concernant le « nipping », alors permettez-moi de m’expliquer. Lorsque l’émotion est forte, vous pouvez donner une directive claire. Ensuite, une fois que vous avez fait le point, ouvrez la conversation pour obtenir un retour d’information plus approfondi.

8. Arrêter de servir des « sandwichs au caca ».

Une stratégie courante pour donner un retour d’information est souvent appelée « sandwich au caca » (version G-rated). On enseigne aux gens que s’ils doivent donner un feed-back correctif, ils doivent d’abord dire quelque chose de positif, puis donner la correction, et enfin faire suivre le tout d’un feed-back positif.

« Vous êtes très bon au bureau, mais vos présentations sont faibles. Dans l’ensemble, tu fais quand même du bon travail ».

Au lieu de cette tactique plutôt lâche, envisagez de vous montrer courageusement solidaire.

Lorsque quelque chose ne fonctionne pas bien, abordez-le de manière spécifique et demandez un engagement de changement.

« Je vous remercie pour le temps que vous m’avez accordé. Dans votre présentation, j’ai eu du mal à vous entendre et il n’y avait pas assez de recherches pour créer un cas convaincant. Vous êtes un membre précieux de notre équipe et je veux vous aider à vous améliorer. Êtes-vous disposé à travailler sur ce point ? »

Si la personne ne reconnaît pas le problème ou n’est pas disposée à travailler pour s’améliorer, vous venez d’identifier un problème plus important. Si la personne est prête à changer mais que vous n’avez ni le temps ni les ressources nécessaires pour l’aider, trouvez quelqu’un qui puisse le faire.

9. Assumez la pleine responsabilité de vos actes.

Si vous voulez que votre retour d’information conduise à des améliorations au sein de votre équipe, vous devez montrer l’exemple en assumant pleinement vos responsabilités.

De nombreux managers n’assument qu’une partie de la responsabilité. « Je prends la responsabilité, mais tout le monde a joué un rôle dans l’échec. Je continue à assumer une partie de la responsabilité. »

C’est un sandwich gastronomique au caca.

Si vous voulez vraiment aimer votre équipe, ayez l’audace d’en assumer l’entière responsabilité. « J’assume la responsabilité à 100 %. La responsabilité s’arrête ici. Je n’ai pas fait ce qu’il fallait et nous n’avons pas obtenu les résultats escomptés. Regardons ce qui s’est passé et tirons-en les leçons. »

Lorsque le dirigeant assume sincèrement ses responsabilités, il autorise les autres à faire de même. Cela crée une culture de recherche de solutions plutôt que de recherche de responsabilités.

10. Créer une culture du retour d’information.

Si le retour d’information n’est qu’une voie à sens unique, tous les conseils précédents ne suffiront peut-être pas à créer une équipe avec laquelle vous aimez travailler. Vous devez faciliter le partage d’un retour d’information productif entre les membres de votre équipe. Lorsqu’une équipe parle dans le dos des autres, c’est le signe qu’elle ne se sent pas soutenue dans une culture de partage du retour d’information.

Plus important encore, vous devez rechercher et recevoir activement le retour d’information de votre équipe. C’est peut-être la partie la plus difficile (et c’est pourquoi elle est si rare), mais elle est essentielle. De nombreuses personnes croient à tort qu’il est préférable que leur équipe les craigne, mais en réalité, cela empêche votre équipe de partager avec vous des informations essentielles.

Il ne suffit pas de dire « ma porte est toujours ouverte ». Sortez de votre porte, ou invitez chacun d’entre eux à entrer. Demandez-leur : « Que voyez-vous que je ne vois pas ? Comment puis-je faire mieux ? » Et écoutez.

Si vous avez besoin d’aide pour améliorer vos compétences en matière de retour d’information, trouvez un bon coach. Ce sera le meilleur investissement que vous puissiez faire pour créer votre équipe de rêve. Nous passons plus de temps avec nos collègues qu’avec notre famille. Pourquoi travailler avec une équipe que vous n’aimez pas ?

Quelle a été pour vous la partie la plus difficile de l’exercice du retour d’information ? Lequel de ces conseils changera le plus la façon dont vous donnez du feedback à votre équipe ? Faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous.

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