« Oh non ! Pas une autre présentation PowerPoint ennuyeuse ! Mes yeux, mes yeux… !!! »

A quel point cela craint-il d’être dans le public pour un énième diaporama interminable, ennuyeux et sans vie ? Pire encore, à quel point cela fait-il mal d’être celui qui le donne?

La vérité, c’est que les mauvais PowerPoint arrivent aux bonnes personnes et que, bien souvent, la personne qui fait la présentation est tout aussi victime que les pauvres gens qui l’écoutent.

Voici dix conseils pour vous aider à donner du piquant à votre prochaine présentation. Ils sont bien sûr loin d’être exhaustifs, mais c’est un début. N’hésitez pas à partager vos propres conseils dans les commentaires.

1. Rédiger un scénario.

Un peu de planification ne fait pas de mal. La plupart des présentations sont rédigées dans PowerPoint (ou un autre logiciel de présentation) sans aucune logique.

C’est une erreur. Le but de vos diapositives est d’illustrer et de développer ce que vous allez dire à votre public. Vous devez savoir ce que vous avez l’intention de dire, puis trouver le moyen de le visualiser. À moins que vous ne soyez un expert de l’improvisation, veillez à rédiger votre présentation ou au moins à en tracer les grandes lignes avant d’essayer d’assembler des diapositives.

Veillez également à ce que votre scénario respecte les bonnes conventions de narration : donnez-lui un début, un milieu et une fin ; présentez un arc clair qui se développe vers une sorte de point culminant ; faites en sorte que votre public apprécie chaque diapositive tout en étant impatient de connaître la suite ; et, dans la mesure du possible, laissez-le toujours sur sa faim.

2. Une chose à la fois, s’il vous plaît.

À tout moment, ce qui doit apparaître à l’écran, c’est ce dont vous parlez. Notre public lira presque instantanément chaque diapositive dès qu’elle sera affichée ; si les quatre prochains points que vous prévoyez d’aborder sont affichés, ils auront trois longueurs d’avance sur vous, attendant que vous les rattrapiez plutôt que d’écouter avec intérêt le point que vous êtes en train de soulever.

Planifiez votre présentation de manière à ce qu’un seul nouveau point soit affiché à tout moment. Les puces peuvent être révélées une par une au fur et à mesure que vous les atteignez. Les graphiques peuvent être placés sur la diapositive suivante pour être référencés lorsque vous arriverez aux données qu’ils affichent. En tant que présentateur, votre tâche consiste à contrôler le flux d’informations afin que vous et votre public restiez en phase.

3. Pas de paragraphes.

La plupart des présentations échouent parce que leurs auteurs, convaincus qu’ils produisent une sorte de document autonome, mettent tout ce qu’ils veulent dire dans leurs diapositives, sous forme de gros blocs de texte.

Félicitations. Vous venez de tuer une salle pleine de gens. Cause du décès : empoisonnement par l’ennui en phase terminale.

Vos diapositives sont les illustrations de votre présentation, et non la présentation elle-même. Elles doivent souligner et renforcer ce que vous dites pendant votre présentation – gardez les paragraphes de texte pour votre script. PowerPoint et d’autres logiciels de présentation disposent de fonctions permettant d’afficher sur l’écran du présentateur des notes qui ne sont pas envoyées au projecteur. Vous pouvez également utiliser des cartes de notes, un document de traitement de texte séparé ou votre mémoire. Ne le mettez pas sur l’écran – et pour l’amour du ciel, si vous le faites, ne vous tenez pas dos à votre public pour le lire sur l’écran !

4. Prêter attention à la conception.

PowerPoint et d’autres logiciels de présentation offrent toutes sortes de moyens d’ajouter du « flash » visuel à vos diapositives : fondus, glissements, textes clignotants et autres désagréments sont trop faciles à insérer en quelques clics de souris.

Évitez la tentation d’agrémenter vos pages d’effets tape-à-l’œil et concentrez-vous plutôt sur les bases d’une conception simple :

• Utilisez une police sans empattement pour le corps du texte. Les polices sans empattement telles que Arial, Helvetica ou Calibri sont généralement les plus faciles à lire sur les écrans.
• N’ utilisez les polices décoratives que pour les en-têtes de diapositives, et seulement si elles sont faciles à lire. Les polices décoratives – calligraphie, German blackface, futuriste, écriture psychotique, fleurs, art nouveau, etc. – sont difficiles à lire et ne devraient être réservées qu’aux grands titres en haut de page. Mieux encore, optez pour une police à empattement classique comme Georgia ou Baskerville.
• Mettez un texte foncé sur un fond clair. Là encore, c’est plus facile à lire. Si vous devez utiliser un fond sombre – par exemple, si votre entreprise utilise un modèle standard avec un fond sombre – veillez à ce que votre texte soit assez clair (blanc, crème, gris clair ou pastel) et augmentez éventuellement la taille de la police de deux ou trois crans.
• Alignez le texte à gauche ou à droite. Un texte centré est plus difficile à lire et donne l’impression d’être un amateur. Alignez tout votre texte sur une ligne de base à droite ou à gauche – il sera plus beau et plus facile à suivre.
• Évitez le fouillis. Un titre, quelques puces, peut-être une image – au-delà, vous risquez de perdre votre public qui devra faire le tri.

5. Utiliser les images avec parcimonie

Il existe deux écoles de pensée concernant les images dans les présentations. Certains disent qu’elles ajoutent de l’intérêt visuel et maintiennent l’attention du public ; d’autres disent que les images sont une distraction inutile.

Les deux arguments sont valables et, dans ce cas, la meilleure solution consiste à faire la part des choses : n’utiliser les images que lorsqu’elles apportent des informations importantes ou qu’elles rendent un point abstrait plus concret.

Tant que nous y sommes, n’utilisez absolument pas les images clipart intégrées à PowerPoint. Tout ce qui provient d’Office 2003 et des versions antérieures a été vu par tous les membres de votre auditoire un millier de fois – ils sont devenus des clichés fatigués et usés, et j’espère qu’il n’est pas nécessaire de vous dire d’éviter les clichés fatigués et usés dans vos présentations. Office 2007 et les programmes autres qu’Office proposent des images clipart qui ne sont pas si familières (bien qu’elles le seront bientôt), mais le concept même d’image clipart a fait son temps – il n’a plus rien de frais ni de nouveau.

6. Penser en dehors de l’écran.

N’oubliez pas que les diapositives à l’écran ne sont qu’une partie de la présentation – et non la partie principale. Même s’il est probable que vous fassiez votre présentation dans une salle obscure, réfléchissez à votre propre manière de présenter – comment vous vous tenez, ce que vous portez, comment vous vous déplacez dans la salle. C’est vous qui êtes au centre de la présentation, quel que soit l’intérêt de vos diapositives.

7. Avoir un crochet.

À l’instar des meilleurs textes, les meilleures présentations attirent d’abord l’attention du public, puis le retiennent. Commencez par quelque chose de surprenant ou d’intriguant, quelque chose qui incitera votre public à s’asseoir et à faire attention. Les accroches les plus puissantes sont souvent celles qui font directement appel aux émotions de votre public – offrez-lui quelque chose de génial ou, si c’est approprié, effrayez-le. Le reste de votre présentation consistera alors à promettre de faire en sorte que la chose géniale se produise ou que la chose effrayante ne se produise pas.

8. Posez des questions.

Les questions suscitent l’intérêt, piquent la curiosité et engagent le public. Posez-en donc beaucoup. Faites monter la tension en posant une question et en laissant votre public réfléchir un instant avant de passer à la diapositive suivante avec la réponse. Testez leurs connaissances, puis montrez-leur à quel point elles sont limitées. Le cas échéant, lancez-vous dans un petit jeu de questions-réponses avec votre public, en posant vous-même les questions.

9. Moduler, moduler, moduler.

En particulier lorsque vous avez déjà fait une présentation, il peut être facile de tomber dans un bourdon, de continuer encore et encore et encore avec seulement des changements minimes dans votre inflexion. Parlez toujours comme si vous vous adressiez à un ami, et non comme si vous lisiez des fiches (même si c’est le cas). Si vous avez du mal à garder un ton de voix vivant et agréable lors de votre présentation, faites quelques répétitions. Si vous n’y arrivez toujours pas et que les présentations constituent une part importante de votre travail, suivez un cours d’art oratoire ou rejoignez Toastmasters.

10. Enfreindre les règles.

Comme pour tout le reste, il y a des moments où chacune de ces règles – ou toute autre règle que vous connaissez – ne s’applique pas. Si vous savez qu’il y a une bonne raison d’enfreindre une règle, n’hésitez pas à le faire. La transgression des règles est un comportement parfaitement acceptable – c’est le fait d’ignorer les règles ou de les transgresser parce qu’on ne sait pas faire mieux qui conduit à des présentations ennuyeuses et bâclées qui mènent à l’ennui, à la dépression, aux ruptures psychopathiques et finalement à la mort. Et ce n’est pas ce que vous voulez, n’est-ce pas ?