Vingt-quatre heures. Les heures d’une journée sont les mêmes que celles que vous avez toujours eues. Mais lorsque la vie est plus chaotique et stressante qu’elle ne l’a jamais été, vous n’en avez pas toujours l’impression. Le temps – et donc la capacité à être productif et efficace dans son travail – est plus que jamais une denrée rare.

Comme vous ne pouvez pas ajouter d’heures à votre journée, il est important de trouver des moyens de tirer le meilleur parti de votre capacité limitée.

Vous aimeriez disposer de plus de 24 heures ? Voici 10 conseils efficaces pour gérer votre temps et obtenir des résultats au travail.

1. Définir votre mission

Le premier conseil pour gérer son temps est de définir sa mission. Avant d’apprendre à gérer efficacement votre temps, vous devez vous fixer des objectifs. Et avant de pouvoir fixer des objectifs logiques, vous devez avoir une vision globale de votre mission, afin de déterminer le « pourquoi » qui motive votre « quoi ».

Commencez par définir une mission personnelle qui expose non seulement ce que vous voulez faire, mais aussi pourquoi vous voulez le faire. Par exemple, disons que vous voulez commencer à vendre des tacos. C’est un objectif formidable (et délicieux). Mais quelle est votre mission ? Rendre les gens heureux ? Les réunir ? Célébrer votre patrimoine ?

Définir votre mission vous permet de vous fixer des objectifs plus intelligents, ce qui vous aidera à être plus productif. Si un projet ne sert pas votre mission, il ne vaut pas la peine que vous y consacriez du temps.

2. S’entraîner à dire « non »

Lorsque j’ai commencé ma carrière, je ne voulais jamais manquer une occasion de nouer des contacts, d’entreprendre un projet ou d’apprendre quelque chose de nouveau. Cet état d’esprit de « peur de manquer » peut être utile lorsque vous vous familiarisez avec un nouveau secteur d’activité, mais il ne vous servira à rien lorsqu’il s’agira de gérer votre temps.

Plus vous en prenez, même au nom de la croissance et du développement, moins vous aurez de temps pour accomplir ce qui compte vraiment. Une autre façon de le dire : Lorsque vous dites « oui » à une chose, vous dites toujours « non » à une autre.

Si votre objectif est de mieux gérer votre temps, commencez à le considérer comme une ressource limitée et dépensez-le avec sagesse – et non pour des personnes ou des projets qui ne servent pas votre mission et vos objectifs globaux. Il est difficile de dire « non » au début, mais si vous filtrez vos décisions en fonction de votre mission globale, vous protégez également votre temps.

3. Déterminez comment vous utilisez actuellement votre temps

Quel est votre niveau de productivité ? Quelle est la qualité du travail que vous produisez ? Ces questions restent vagues tant qu’elles ne sont pas quantifiées à l’aide de données réelles. Pour déterminer ce qu’il faut changer dans votre routine (et, en fin de compte, comment devenir plus efficace), vous devez d’abord avoir une idée claire de la façon dont votre temps est utilisé actuellement.

Commencez par planifier une période d’une semaine pour « auditer » votre temps à l’heure près, à l’aide d’un carnet ou d’une feuille de calcul^[1].

Par exemple, vous pouvez constater que vous passez beaucoup plus de temps sur les médias sociaux que vous ne le pensiez ou que vous perdez trop de minutes par jour à réfléchir à ce qu’il faut écrire dans un courriel. Une fois que vous aurez mesuré l’évolution de la situation par rapport à l’utilisation que vous faites actuellement de votre temps, vous pourrez procéder aux ajustements nécessaires.

4. Rationnez votre énergie

Un autre conseil important pour gérer son temps est de rationner son énergie. Il existe un mythe répandu dans la culture de l’effervescence selon lequel les travailleurs les plus efficaces se lèvent à l’aube et sont déjà en pleine effervescence au lever du soleil. Mais pour chaque PDG de startup qui se lève à 4 heures du matin pour travailler, il y en a un qui dort encore profondément (et qui a en fait besoin de ce sommeil pour bien faire son travail).

La clé de la gestion du temps n’est pas de sacrifier votre sommeil au nom de la productivité. Il s’agit d’identifier les moments de la journée (ou de la soirée !) où vous êtes le plus motivé pour accomplir des tâches, puis de planifier votre travail en conséquence. Pensez donc aux moments où vous êtes le plus énergique, bien sûr, mais gardez à l’esprit que l’obtention de résultats n’exige pas seulement de l’énergie. Quand êtes-vous le plus créatif et le plus inspiré ? Quand êtes-vous le plus concentré ?

Par exemple, si vous êtes le plus alerte en fin de matinée, juste après votre petit-déjeuner et votre café, programmez votre travail le plus important et le plus exigeant à ce moment-là. À l’inverse, quand vous sentez-vous le plus épuisé ? Réservez les tâches administratives sans intérêt à cette période. Non seulement vous ferez un meilleur usage de votre temps, mais vous produirez également un meilleur travail.

5. Planifier à l’avance

Ne pas planifier, c’est planifier l’échec. C’est la raison pour laquelle j’utilise chaque dimanche après-midi pour planifier ma semaine de travail. Je prends mon carnet et mon stylo préférés, je m’installe à la table de ma salle à manger ou dans mon bureau à domicile et je note tout ce que je dois terminer au cours d’une semaine donnée. Ensuite, je décompose chaque objectif en tâches spécifiques, orientées vers le temps.

La planification au niveau macro me permet de garder mes objectifs au premier plan afin de rester concentré sur ma tâche en gardant à l’esprit un objectif plus important. La microplanification des tâches spécifiques est également importante car elle vous évite de perdre du temps sur les projets et les tâches qui servent votre objectif.

Avant de vous rendre à une réunion, par exemple, rédigez une liste des sujets de discussion et des objectifs que vous souhaitez atteindre. Cette orientation vous aidera à rester concentré sur la situation dans son ensemble et vous fera gagner les minutes ou les heures dont vous avez besoin pour faire avancer les choses.

6. Minimiser les distractions

Les distractions entravent la productivité et la gestion du temps. Mais la solution ne consiste pas simplement à installer votre ordinateur portable dans un endroit calme. Il s’agit d’éliminer les distractions de l’esprit, c’est-à-dire le « travail » qui occupe l’espace mental mais ne contribue pas réellement à votre productivité globale. James Clear, auteur de Atomic Habits : An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones (Les habitudes atomiques : une méthode simple et éprouvée pour acquérir de bonnes habitudes et se débarrasser des mauvaises), James Clear qualifie ces distractions de « demi-travail ».

Par exemple, si vous travaillez sur une présentation, vous vous arrêtez toutes les quelques minutes pour consulter votre boîte de réception. La lecture et la réponse aux courriels font partie de votre travail, c’est pourquoi vous avez l’impression de travailler.

Mais selon Clear, c’est aussi une grande perte de temps^[2].

« Peu importe où et comment vous tombez dans le piège du demi-travail, le résultat est toujours le même : vous n’êtes jamais pleinement engagé dans la tâche à accomplir, vous vous consacrez rarement à une tâche pendant de longues périodes et il vous faut deux fois plus de temps pour accomplir la moitié de ce que vous avez accompli. »

La prochaine fois que votre temps sera compté, concentrez-vous. Éliminez les petites distractions qui ponctuent votre état de fluidité et gardez votre esprit pleinement présent sur ce qui requiert réellement votre attention.

7. Éviter le multitâche

Que vous répondiez à un courriel pendant que vous êtes au téléphone ou que vous passiez d’un projet à l’autre, vous pouvez avoir l’impression de tirer le meilleur parti de votre temps lorsque vous jonglez avec plusieurs tâches à la fois. Mais si vous êtes comme moi, plus vous avez d' »onglets » mentaux ouverts, moins vous êtes en mesure de vous concentrer sur chacun d’entre eux.

Pourquoi le multitâche est-il l’ennemi de la gestion du temps ? Selon les experts, le fait de passer d’une tâche à l’autre dépense de l’énergie pour passer d’une vitesse à l’autre plutôt que pour accomplir les tâches en question. Pire encore, lorsque vous êtes débordé par vos tâches, vous n’êtes pas concentré, ce qui signifie que vous ne parviendrez jamais à atteindre l’état de « fluidité » essentiel à la productivité.

Le fait de passer d’une tâche à l’autre entraîne en fait une perte de productivité, car votre attention est accaparée par le passage d’une vitesse à l’autre ; en outre, vous n’arrivez jamais à être pleinement « dans la zone » pour l’une ou l’autre des activités^[3].

8. Pensez au « vous futur »

Les décisions que nous prenons aujourd’hui ont une incidence sur le lendemain, et cela inclut la gestion du temps. La façon dont vous dépensez vos minutes et vos heures a un impact à long terme, car elle réduit le temps dont vous disposerez à l’avenir – pour faire d’autres choses et, ce qui est tout aussi important, pour faire des pauses et vous reposer.

Donc, si vous avez du mal à gérer votre temps, concentrez-vous sur votre futur^[4] Penser à la façon dont ce que vous faites maintenant vous aidera ou vous gênera à l’avenir vous permettra de mieux vous concentrer et d’élargir votre conscience de la façon dont vos décisions vous affecteront à l’avenir. Le futur vous souhaiterait probablement que le présent vous apprenne des astuces pour gérer votre temps.

9. Ne pas confondre urgence et importance

Il y a beaucoup de choses importantes à faire chaque jour. Mais cela ne signifie pas nécessairement que ces choses sont urgentes ou sensibles au temps. Confondre les deux est un moyen rapide de perdre du temps et de ne pas respecter les délais.

Les tâches urgentes de votre liste de choses à faire nécessitent une attention et une action immédiates, tandis que les tâches de moindre importance ont des conséquences plus importantes, mais n’ont pas nécessairement besoin d’être accomplies immédiatement.

Pour utiliser au mieux votre temps, concentrez-vous toujours sur les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes. Une fois qu’elles ont été rayées de la liste, concentrez-vous sur les tâches urgentes, puis sur les tâches importantes mais non urgentes.

9. Faire des pauses

Il peut sembler contre-productif de s’arrêter de travailler lorsque l’objectif final est d’accomplir des tâches. Mais pour une productivité optimale, votre cerveau a besoin d’une pause occasionnelle.

Bien que certaines études suggèrent une formule pour un rythme de travail et de pause – comme travailler pendant 52 minutes, puis faire une pause pendant 17 minutes – il n’y a pas de règle noire ou blanche pour une prise de pause efficace^[5].

Étant donné que la capacité mentale varie d’une personne à l’autre, la période optimale pour faire une pause variera également. L’idée est que nous nous essoufflons tous après une période d’utilisation de notre cerveau à un niveau élevé. Les pauses permettent d’activer le bouton « reset ».

Idéalement, planifiez vos pauses à l’avance et utilisez-les pour faire quelque chose qui n’a rien à voir avec le travail. Faites une promenade. Montez et descendez les escaliers. Appelez un ami ou un proche.

Vous reviendrez non seulement avec une nouvelle perspective sur la tâche à accomplir, mais aussi avec le sentiment d’avoir plus de temps dans votre journée que lorsque vous avez commencé.

Réflexions finales

La gestion du temps est une compétence essentielle dans la vie, mais tout le monde n’est pas doué pour cela. Gérer son temps est difficile, mais vous n’êtes pas seul. Commencez donc par suivre ces 10 conseils efficaces pour gérer votre temps, qui vous aideront à obtenir les résultats que vous souhaitez.

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Crédit photo : Markus Spiske via unsplash.com