Le surmenage ne provient pas seulement du patron ou d’un projet important, il peut même ne pas provenir du monde du travail. Le surmenage peut provenir d’un grand nombre de sources : objectifs personnels, carrière, politique de bureau, famille, relations, cercles sociaux, engagement dans la communauté, etc. Lorsque deux ou plusieurs de ces sources entraînent une surcharge de travail dans votre vie, suivez ces conseils pour réduire ou éviter complètement le surmenage afin de pouvoir continuer à vivre votre vie.

1. Inscrivez tout cela sur votre calendrier.

Lorsque vous avez plusieurs entrées, il peut être compliqué de suivre toutes les choses qui s’ajoutent à votre vie. Et si vous ne pouvez pas voir rapidement toutes les choses auxquelles vous avez dit oui en un seul endroit, vous risquez de continuer à dire oui à d’autres choses.

Utilisez un calendrier, qu’il soit numérique ou papier, pour canaliser toutes les données provenant des différents domaines de votre vie vers un point de vue unique. Vous devez voir qu’en un seul jour, vous vous êtes engagé à faire le grand entretien, à organiser un enterrement de vie de garçon, à préparer deux douzaines de petits gâteaux et à aller chercher votre cousin à l’aéroport. Lorsque vous commencez à voir toutes les tâches et activités en un seul endroit, vous pouvez commencer à voir qu’il n’y a plus de place pour en ajouter.

2. Faire peser la charge du suivi sur la personne qui le demande.

En tant que rédactrice spécialisée dans les affaires et blogueuse spécialisée dans la productivité, je reçois fréquemment des demandes d’évaluation de livres et d’applications. S’il s’agit d’un sujet qui m’intéresse mais que je ne peux pas aborder tout de suite, je demande un suivi.

Au lieu de dire « Bien sûr, je m’en occuperai dans deux mois », je leur demande de faire un suivi dans deux mois. Je n’ai ainsi plus à m’en occuper : Je n’ai pas besoin d’ajouter un rappel à mon calendrier, ni même de faire quoi que ce soit. Au lieu de cela, je m’en remets à la personne qui m’a posé la question au départ pour assurer le suivi au moment opportun.

3. Automatisez tout ce que vous pouvez.

Une grande partie de la charge mentale du travail réside dans la logistique : prendre des décisions sur ce qui va se passer quand, comment cela va se passer, qui va en être responsable, ce qui sera nécessaire pour le faire, etc. Épargnez-vous une énorme charge mentale en automatisant tout ce qui se produit régulièrement dans votre vie. Si un événement se répète, il y a presque toujours un moyen de l’automatiser, ou du moins d’en automatiser un aspect. En voici un exemple :

• Finances. Mettre en place des paiements automatiques, des virements et une facturation en ligne.
• Courriel. Enregistrez des modèles pour les courriels fréquents et réutilisez-les. Utilisez un service tel que Boomerang pour programmer les courriels à l’avance.
• Médias sociaux. IFTTT et Zapier permettent d’automatiser facilement presque tout ce qui se fait en ligne, d’une manière ou d’une autre.

L’automatisation signifie que vous devez faire beaucoup moins de planification, d’organisation et de travail : tout se passe comme vous l’avez prévu. Vous pouvez également « automatiser » des choses telles que les vacances, les sorties, les nouvelles lectures, les nouveaux vêtements et même les nouveaux en-cas en a) fixant des dates régulières pour les événements (« Tous les deuxièmes lundis du mois, c’est soirée entre filles ») et en b) utilisant des services d’abonnement.

4. Autres types de travail.

Votre cerveau et votre corps s’épuisent lorsque vous leur demandez de faire la même chose encore et encore. Pensez à la facilité du premier redressement assis, puis à la difficulté du vingtième ou du cinquantième. Donnez vous donc un moyen de récupérer en alternant les types de travail que vous faites.

Si vous avez passé du temps à travailler mentalement, il est temps de vous attaquer à quelque chose de physique. Si vous venez de terminer une réunion d’équipe très interactive, il est temps de travailler dans la solitude.

5. Proposer des options définies plutôt qu’un accord ouvert.

Lorsque vous êtes confronté à une nouvelle demande de temps ou d’aide et que vous ne pouvez pas dire « non », utilisez cette méthode. Au lieu d’accepter simplement d’aider, ce qui laisse votre engagement plutôt ouvert, proposez des options définies sur la façon dont vous aiderez.

Par exemple, on vous demande de participer à un projet important pour un nouveau client. Vous répondez : « Bien sûr, je serais ravi de vous aider. Je peux m’occuper de commander les matériaux nécessaires pour l’aspect XYZ ». Si votre interlocuteur vous répond : « Oh, j’espérais que vous superviseriez la conception de tous les matériaux », vous répondez : « Je peux commander les matériaux ou consacrer un après-midi à la conception des matériaux ; que préférez-vous que je fasse ? »

6. Déterminez les actions essentielles de votre travail important.

Bien souvent, le surmenage ne provient pas d’une surcharge de travail, mais d’un travail inadapté. Il peut être difficile de voir ce problème si vous n’avez pas pris le temps de définir les actions essentielles nécessaires à votre travail le plus important.

Examinez vos tâches et projets les plus importants et dressez une liste des actions essentielles nécessaires pour les mener à bien. Rappelez-vous que vous devez vous concentrer sur le cœur, l’essentiel, et non sur toutes les options possibles ou sur chaque détail. Si vous avez des difficultés, imaginez que vous êtes dans un scénario où vous n’avez que quelques heures pour terminer : que feriez-vous pour accomplir les choses ? Ces actions sont vos actions principales.

Concentrez votre temps de travail sur la réalisation des actions essentielles et ne vous préoccupez pas trop des détails facultatifs. Si vous effectuez les actions essentielles, vous faites le travail, et c’est plus important que toutes les autres tâches possibles, minuscules, distrayantes et, en fin de compte, sans importance.

7. Intégrez un espace tampon dans votre vie.

Le fait de vous pousser à la limite de vos capacités, de votre temps et de vos finances, encore et encore, vous épuisera. Ne le faites pas. Attendez-vous plutôt à ce que les choses prennent plus de temps, à ce qu’elles coûtent plus cher et à ce que vous ayez besoin d’un temps de transition.

Accordez-vous du temps entre les rendez-vous, entre les échéances et entre les grands projets. Dépensez moins que vous ne le devez, pas autant que vous le pouvez. En ne vous surchargeant pas, vous serez mieux à même de faire face aux exigences qui vous sont imposées. Mais lorsque vous êtes au maximum de vos capacités, le moindre faux pas peut vous faire basculer dans l’effondrement total.

8. Croyez en vos propres capacités.

Les discours mentaux négatifs rendent les tâches les plus simples beaucoup plus difficiles qu’elles ne devraient l’être. Si vous avez entrepris une tâche, un projet, une échéance, un nouveau client, une nouvelle relation, l’achat d’une maison ou tout autre projet important, il y a de fortes chances que vous entendiez souvent cette petite voix. C’est celle qui dit à peu près ceci : « Tu n’y arriveras pas. À quoi penses-tu ? Tu es condamné. Sors d’ici tout de suite ».

Tous ces doutes et toutes ces peurs vous feront hésiter, vous feront prendre des décisions difficiles et vous feront perdre de l’énergie. Efforcez-vous d’ignorer ces voix ou de leur répondre directement : « Je peux le faire. J’ai ce qu’il faut. J’ai de l’aide. Je fais des progrès. »

9. Respectez vos propres limites.

Capable, vous l’êtes. Surhumain, vous ne l’êtes pas. Vous avez besoin de sommeil. Vous avez besoin de nourriture. Vous avez besoin d’interactions humaines. Vous avez besoin de prendre une douche. Vous constaterez que les relations humaines se déroulent beaucoup mieux après la douche.

Ignorer ses propres besoins pour travailler davantage n’est pas une habitude admirable, c’est une habitude stupide. Connaissez vos limites et respectez-les, sinon vous risquez de vous effondrer.

10. Pratiquez l’art de dire non.

C’est vraiment le meilleur moyen, et le plus efficace, de réduire la surcharge de travail inutile : dites non. Si vous avez besoin de réduire votre liste de tâches obligatoires – et qui n’en a pas besoin ? – ce conseil est de la plus haute importance.

Tout d’abord, rappelez-vous que dire non n’est pas un mal. Cela vous permet d’être honnête. Il n’est pas possible de faire tout ce qu’on vous demande, et le fait de dire non vous permet de le communiquer. Prétendre que vous pouvez tout faire est malhonnête et injuste pour vous et pour les autres.

Deuxièmement, apprenez à dire non avec clarté et gentillesse. Ne dites pas « peut-être » quand vous voulez dire « non » ; dites « non ». Mais ne vous sentez pas obligé d’être agressif ou impoli. Dites simplement non d’une manière gentille et répétez votre non gentil, doux et clair aussi souvent que nécessaire jusqu’à ce qu’il soit compris.

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