Comment gérez-vous votre temps ? Si vous êtes comme beaucoup d’entre nous, votre réponse est peut-être « pas très bien ». Vous avez souvent l’impression qu’il n’y a pas assez de temps dans une journée. Peut-être même trouvez-vous que vous devez constamment travailler à des heures tardives pour respecter vos échéances. Peut-être même vous sentez-vous trop occupé au point de manquer de repas et de sommeil. Ce sont là des signes classiques d’une mauvaise gestion du temps.

Benjamin Franklin a dit un jour que le temps, c’est de l’argent. Tout comme l’argent, le temps doit être géré correctement. Si vous gérez correctement votre temps, vous trouvez le bon équilibre entre votre travail, vos loisirs et votre temps de repos. Vous accomplissez efficacement les choses qui comptent le plus dans votre vie. En outre, vous réduisez votre niveau de stress et vous vous sentez beaucoup plus heureux. Pour vous aider à gérer votre temps plus efficacement, voici dix techniques de gestion du temps qui ont fait leurs preuves et que vous devriez apprendre dès aujourd’hui.

1. Fixer des objectifs

Les objectifs vous donnent une vision, une orientation et une destination à atteindre. Ils vous permettent de savoir clairement où vous voulez aller et comment gérer au mieux votre temps et vos ressources pour y parvenir. En vous fixant des objectifs, vous êtes en mesure d’identifier ce qui vaut la peine de consacrer votre temps et ce qui est une distraction à éviter.

Commencez par vous demander où vous voulez être dans six mois. Vous pouvez aller plus loin et vous demander où vous voulez être dans l’année ou même la décennie à venir. Fixez des objectifs personnels et professionnels réalistes et réalisables. Il s’agit d’une étape cruciale qui vous permettra de mieux gérer votre temps.

2. Établir des priorités

On ne saurait trop insister sur l’établissement de priorités lorsqu’il s’agit de gérer efficacement son temps. Il peut être difficile de savoir à quelles tâches s’atteler en priorité, surtout lorsqu’un flot de tâches semble urgent. Toutefois, il est relativement facile de hiérarchiser les activités si vous avez déjà des objectifs clairs. Posez-vous trois questions fondamentales pour savoir quelles sont les tâches à accomplir en priorité :

• Pourquoi est-ce que je fais cette tâche ou cette activité ?
• Comment cette tâche m’aide-t-elle à atteindre mes objectifs ?
• Dans quelle mesure cette tâche m’aide-t-elle à atteindre mes objectifs ?

Faites d’abord les choses les plus importantes.

3. Tenir une liste de tâches

Une liste de tâches (ou « to-do list« ) est un système de rappel qui vous indique quand vous devez faire quoi. La tenue d’une liste de tâches vous aide à rester organisé et à garder le contrôle de la situation. Elle vous aide à diviser les choses en petites tâches ou étapes gérables, de sorte que vous n’oubliez jamais de faire les choses importantes. N’essayez pas de vous souvenir de tout ce que vous devez faire dans votre tête. Dans la plupart des cas, essayer de se souvenir de tout ne fonctionnera pas. Tenez plutôt une liste des choses à faire. Un simple planificateur quotidien, hebdomadaire ou mensuel sur un bloc-notes ou un agenda peut faire l’affaire.

Notez les choses que vous devez faire, y compris les réunions, les rendez-vous et les échéances. Hiérarchisez les éléments de votre liste en les classant par ordre d’importance, des plus prioritaires aux moins prioritaires, ou en soulignant d’un astérisque les tâches urgentes ou importantes de votre liste. Rayez les tâches terminées aussi souvent que vous en ajoutez de nouvelles sur votre liste de tâches afin de vous assurer que vous continuez d’avancer.

4. Planifier les tâches

« Un emploi du temps protège du chaos et des caprices », affirme l’auteur Annie Dillard. Si vous êtes du matin et que vous vous sentez le plus créatif et le plus productif tôt le matin, programmez les tâches à forte valeur ajoutée le matin, au moment où vous êtes le plus créatif et le plus productif. Si votre créativité et votre énergie s’accroissent au coucher du soleil, programmez des tâches prioritaires à ce moment-là. Votre temps « mort » peut être consacré à des tâches moins importantes, telles que la vérification des courriels ou le retour d’appels téléphoniques.

Comprenez le rythme des périodes de pointe et des périodes creuses et planifiez les tâches de manière appropriée pour tirer le meilleur parti des périodes de pointe. Rappelez-vous qu’on ne trouve pas de temps pour les choses importantes, mais qu’on en trouve en les programmant.

5. Se concentrer sur une tâche à la fois

Vous faites plus de choses en moins de temps possible lorsque vous alternez entre les conversations sur votre téléphone portable, la navigation sur Internet et la prise de notes, n’est-ce pas ? C’est faux ! Selon une étude publiée par l’American Psychological Association, vous passez en fait entre 20 et 40 % de temps en plus lorsque vous êtes multitâches. En plus de vous faire perdre du temps et de l’efficacité, le multitâche peut également réduire la qualité de votre travail.

Oubliez le multitâche. Ce n’est pas en faisant du multitâche que vous parviendrez à maîtriser votre charge de travail. Concentrez-vous plutôt sur l’accomplissement d’une tâche à la fois. Selon les chercheurs de l’étude, l’exécution séquentielle d’une tâche à la fois permet une meilleure utilisation du temps. Passer d’une tâche à l’autre ne se prête généralement pas à une bonne utilisation du temps.

6. Minimiser les distractions

Qu’il s’agisse d’alertes e-mail de clients, d’appels téléphoniques d’amis ou de discussions par messagerie instantanée avec des prospects pendant le travail, les distractions sont un obstacle à l’utilisation efficace du temps. Elles vous déconcentrent, réduisent votre productivité et vous empêchent souvent d’accomplir des tâches importantes dans les délais impartis. Elles peuvent également être source de stress.

Identifiez ce qui vous empêche d’accomplir vos tâches essentielles et mettez-y un terme. Éteignez la télévision et coupez votre connexion Internet et votre messagerie instantanée. Placez un panneau « Ne pas déranger » ou un panneau similaire à l’entrée de votre espace de travail dédié afin d’éviter les interruptions. Faites tout ce qu’il faut pour minimiser les distractions. Vous prendrez ainsi le contrôle de vos journées et maximiserez votre productivité.

7. Vaincre la procrastination

Edward Young, le poète anglais le plus connu pour ses Pensées nocturnes, a dit un jour que la procrastination est le voleur de temps. Ne remettez pas à plus tard les tâches sur lesquelles vous devriez vous concentrer en ce moment et laissez la procrastination vous voler votre temps. Rappelez-vous que le meilleur moment pour faire quelque chose est généralement MAINTENANT. Poussez-vous un peu plus pour vaincre la procrastination et faire ce qui doit être fait.

Une stratégie efficace pour lutter contre la procrastination consiste à se dire que l’on ne va se lancer dans un projet que pendant quelques minutes, dix minutes par exemple. Une fois que vous aurez commencé le projet, votre créativité commencera à s’exprimer. Vous vous apercevrez alors que vous avez envie de poursuivre la tâche et peut-être même de la mener à son terme. L’astuce pour vaincre la procrastination peut être aussi simple que de consacrer un peu de temps pour commencer. Rien que cela !

8. Faire des pauses

À moins d’être un surhomme, il est impossible de travailler de longues heures sans s’épuiser et sans sacrifier la qualité. Même s’il est tentant de travailler dans les délais pendant 8 à 10 heures d’affilée, faites des pauses entre chaque travail. Vous donnerez ainsi à votre cerveau un temps précieux pour se reposer et se ressourcer. Faire des pauses n’est pas une perte de temps. C’est une gestion intelligente du temps. Vous produisez un travail de qualité supérieure lorsque vous êtes bien reposé.

Faites de courtes pauses entre les heures de travail pour vous reposer. Idéalement, prenez une pause de cinq minutes toutes les heures ou toutes les deux heures pour vous reposer et réfléchir de manière créative. Vous pouvez programmer une alarme pour vous rappeler l’heure de votre pause. Arrêtez de travailler et asseyez-vous à votre bureau pour méditer ou sortez prendre un café ou faire une petite promenade. N’oubliez pas de vous accorder suffisamment de temps pour déjeuner. On ne peut pas travailler de manière optimale si l’on a l’estomac vide.

9. Dire « non »

L’art de dire « non » aux choses qui ne sont pas prioritaires est une compétence que beaucoup de personnes très performantes, comme le président Obama, Bill Gates et Richard Branson, ont maîtrisée. Dire « non » aux choses qui ne sont pas prioritaires vous permet de vous concentrer sur celles qui sont vraiment importantes. Vous ne disposez que de 24 heures par jour pour faire ce qui compte. Si vous n’apprenez pas à dire « non » aux choses qui ne sont pas importantes, les priorités des autres passeront avant les vôtres et vous serez submergé par un trop grand nombre de projets et d’engagements.

Dites « non » à l’amiable à tout ce qui ne correspond pas à vos valeurs ou ne vous aide pas à atteindre vos objectifs. Vous avez le droit de dire « non », quel que soit votre interlocuteur. En apprenant à mieux dire « non », vous utilisez votre temps à bon escient et vous vous protégez contre le travail bâclé, les mauvaises performances et la surcharge de travail.

10. Déléguer des tâches

Le vieil adage de John Donne, auteur du XVIIe siècle, selon lequel personne n’est une île, est toujours d’actualité. Vous ne pouvez pas tout gérer seul. Il est parfois prudent de laisser d’autres personnes vous aider à accomplir des tâches, en particulier lorsque vous êtes débordé. Vous gagnez du temps, vous réduisez votre stress et vous accomplissez beaucoup plus de choses lorsque vous confiez des tâches aux bonnes personnes.

Renoncez à votre emprise sur le volant et confiez l’autorité et les responsabilités à des personnes qualifiées. Déléguer n’est pas se débarrasser des autres. Confiez des tâches assorties de conséquences. De cette manière, vous favorisez la responsabilisation et vous vous assurez que les objectifs et les délais sont respectés.