Gmail est une excellente option pour les particuliers qui ont besoin d’une messagerie électronique personnelle performante. Toutefois, grâce à la possibilité d’associer Gmail à votre domaine, il est également devenu une option de messagerie performante pour les entreprises. Bien que Gmail soit une excellente solution à lui seul, il existe plusieurs façons d’optimiser votre utilisation pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre compte. Aujourd’hui, nous allons examiner 10 astuces Gmail incontournables qui vous permettront d’augmenter votre productivité, que ce soit à la maison ou au bureau.

1. Annuler un courriel antérieur

Vous est-il déjà arrivé de taper un courriel à la hâte et de l’envoyer pour vous apercevoir, au moment d’appuyer sur le bouton d’envoi, qu’il contenait quelques erreurs ? Vous l’avez peut-être envoyé au mauvais destinataire. Il s’agit d’un problème courant, et Gmail dispose d’une petite astuce de paramétrage qui permet d’éviter que ce genre de mésaventure ne se reproduise à tout jamais. Paramètres > Labos > Bouton d’annulation > Activer vous permet de cliquer sur le bouton « Annuler » lorsque Gmail affiche « Votre message a été envoyé » en haut de l’écran. Il ne vous reste plus qu’à espérer qu’ils ne le liront pas avant que vous n’ayez cliqué sur le bouton « Annuler » ! Un autre conseil que j’ai appris est de rédiger l’intégralité du message, l’objet, les pièces jointes et tout le reste, avant d’ajouter le destinataire. Faites-le en dernier et vous réduirez ainsi le risque d’envoyer votre message à la mauvaise personne.

2. Utiliser le boomerang

Boomerang permet de renvoyer facilement des courriels et de programmer l’envoi de courriels à partir de votre compte. C’est un excellent moyen de préparer et d’envoyer une masse d’e-mails en un clin d’œil. Cette dernière option peut s’avérer utile, par exemple, lorsque vous voyez un courriel important dans votre boîte de réception, mais que vous ne devez vous en occuper que plus tard dans la journée ou dans la semaine. Cela vous permet de vous concentrer sur d’autres choses. Yesware et Streak sont deux autres applications courantes de planification des courriels que vous pouvez consulter.

3. Videz votre boîte de réception

En ce qui concerne l’encombrement des courriels, un bon moyen d’augmenter la productivité de votre boîte de réception Gmail consiste à éliminer les courriels inutiles. Pour ce faire, supprimez ceux dont vous ne vous servirez plus jamais et archivez ceux que vous pourriez avoir besoin de consulter à une date ultérieure. Si vous avez des conversations en cours dans votre messagerie, gardez-les dans la boîte de réception. Sinon, archivez-les. À partir de là, vous pouvez étiqueter vos messages archivés afin de les retrouver facilement. En fin de compte, il est plus productif d’avoir des archives étiquetées que d’avoir un marais de messages électroniques inutiles.

4. Vos réponses peuvent-elles

Il s’agit d’une astuce productive, car elle vous permet d’envoyer des réponses en un clin d’œil en ajoutant des expressions, des phrases ou même des corps de message courants que vous utilisez régulièrement. Il vous suffit d’ajouter les réponses prédéfinies dans Gmail Labs et, lorsque vous souhaitez envoyer une réponse prédéfinie, allez en bas de la page, sélectionnez les réponses prédéfinies et choisissez la phrase appropriée.

5. Personnalisez votre adresse

Un fait moins connu de Gmail est que lorsque quelqu’un vous envoie un courriel, peu importe les points ou les symboles plus ajoutés à votre nom, ils sont envoyés à la même adresse électronique d’origine. La photo ci-dessus en est la meilleure illustration. Vous pouvez penser que cela n’a pas d’importance, car il y a peu de chances que quelqu’un ajoute accidentellement un point ou un signe plus à mon nom lorsqu’il m’envoie un courriel.

Mais là n’est pas la question. Ce hack est utile pour vous permettre de limiter les courriels que vous recevez en fonction de l’adresse que vous donnez. Si vous vous rendez sur un site web où l’inscription nécessite votre adresse électronique, mais que vous vous souciez peu de ce qu’ils ont à vous envoyer, vous pouvez utiliser « nom d’utilisateur+junk@gmail.com ».Vous vous rendez à une réunion d’entreprise et vous souhaitez accéder facilement aux courriels des personnes que vous rencontrez ? Donnez à tous ceux que vous rencontrez l’adresse électronique « nom d’utilisateur+meetandgreet@gmail.com ». Cependant, ce n’est pas cela qui est productif. Ce qui est productif, c’est de créer un filtre pour chaque adresse électronique que vous donnez, ce qui permet d’envoyer les messages dans les dossiers pour les retrouver et les organiser plus facilement.

6. Planifiez vos vérifications par courrier électronique

Il peut sembler productif d’être toujours à l’affût de son courrier électronique, en le consultant plusieurs fois par jour. En réalité, vous perdez plus de temps que jamais. Au lieu de cela, prévoyez de consulter votre courrier électronique deux à trois fois par jour, pendant les périodes de faible activité. En sortant la tête de votre boîte de réception, vous pourrez faire plus de choses au lieu d’entretenir des conversations qui pourraient être interminables. Ainsi, les courriels que vous envoyez sont plus productifs, plus pertinents et plus instructifs.

7. Gérer une liste de désinscription

Grâce au programme Unroll.me, vous pouvez suivre les lettres d’information et les abonnements qui remplissent votre boîte de réception. Grâce à ce programme, vous recevez un « Rollup » qui agit comme une lettre d’information en soi, en affichant dans un seul courriel tous les courriels d’abonnement que vous recevez. Outre la possibilité de visualiser ce qui doit l’être et de l’éliminer, Unroll.me est également un excellent programme pour se débarrasser facilement des abonnements indésirables que vous avez peut-être trouvés trop difficiles à éliminer.

8. Examiner KeyRocket

Les raccourcis clavier sont un excellent moyen d’accéder à une fonction ou d’effectuer une tâche spécifique en quelques frappes seulement. KeyRocket for Gmail vous permet d’utiliser les raccourcis clavier disponibles dans Gmail en présentant la manière dont ils sont activés lorsque vous effectuez une certaine action. Par exemple, si vous êtes sur le point de consulter un dossier précédent, KeyRocket affiche un rappel vous montrant comment cette tâche est possible grâce à Alt+flèche gauche. Au fil du temps, KeyRocket vous apprend à utiliser Gmail de manière productive.

9. Devenir sélectif et exclusif

Vous pensez peut-être que vous devez répondre à tous les courriels que vous recevez personnellement d’une personne, qu’elle vous demande de contribuer à un projet dans lequel vous n’étiez pas impliqué auparavant ou qu’elle souhaite recevoir quelque chose en retour. Toutefois, dans un souci de productivité, choisissez judicieusement les personnes auxquelles vous répondez. Par exemple, un blogueur devrait examiner la réputation et la notoriété d’un site web spécifique avant d’envisager d’y contribuer. En fin de compte, cela réduit le nombre de conversations dans lesquelles vous vous retrouvez noyé. Il s’agit d’une astuce que de nombreuses personnes utilisent constamment.

10. Créer des recettes

IFTTT est l’abréviation de If this then that. Il s’agit d’un site web d’algorithme convivial qui permet aux individus de connecter deux services différents pour créer une tâche automatisée. À l’aide d’un déclencheur, très probablement Gmail dans votre cas, vous pouvez déclencher une action si le déclencheur fait quelque chose. Par exemple, si vous déclenchez une action lorsque Gmail reçoit une photo par courrier électronique, vous pouvez enregistrer automatiquement cette photo dans Dropbox. Les possibilités sont infinies, et vous avez toute latitude pour créer des recettes vous-même ou profiter de celles qui sont déjà prêtes.

Grâce à ces conseils, vous serez en mesure d’utiliser votre temps à bon escient, d’accomplir des tâches et de devenir plus productif. Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous si vous utilisez l’une de ces astuces ou l’un de ces services dans votre propre Gmail.

Crédit photo : Mashable via i1.ytimg.com