Vous êtes occupé, et même si la lecture de techniques de gestion du temps peut être productive, beaucoup d’entre elles sont tout simplement trop complexes, compliquées ou impliquées pour qu’on y réfléchisse.

Ces 10 astuces pour gagner du temps sont aussi simples que possible. Chaque élément de cette liste vous prendra moins d’une minute à mettre en œuvre dans votre vie, mais les résultats de chacun d’entre eux peuvent être incroyables. Voici 10 astuces d’une minute qui vous rendront plus productif.

Dites « non » à trois choses

Voici un défi pour vous : cette semaine, dites « non » à trois engagements qui pourraient vous priver de votre énergie, de votre temps ou de votre motivation. L’un des moyens les plus simples de gagner du temps, de l’énergie et de la motivation est de dire non aux engagements inutiles qui vous pèsent.

Désactivez toutes vos alertes e-mail

Les nouvelles alertes par courrier électronique ne vous font pas perdre beaucoup de temps, mais elles vous coûtent beaucoup d’attention. Chaque fois qu’une nouvelle alerte arrive, vous la regardez (juste au cas où elle serait importante), puis vous devez vous réorienter vers ce sur quoi vous essayiez de vous concentrer auparavant. À mon avis, il vaut mieux les éteindre complètement. En outre, elles ne fournissent pas suffisamment d’informations sur le message reçu pour être vraiment utiles.

Pendant que vous bricolez vos paramètres de messagerie, je pense qu’il est également utile de réduire la fréquence à laquelle votre client de messagerie vérifie l’arrivée de nouveaux messages (en outre, le fait que votre téléphone vérifie moins souvent l’arrivée de nouveaux messages vous permettra d’économiser de la batterie).

Commencez à dresser une liste de tout ce que vous attendez

Vous avez probablement déjà une liste de choses à faire, car si ce n’était pas le cas, vous auriez un millier d’engagements qui se bousculeraient dans votre tête tous les jours. Mais il est tout aussi éprouvant mentalement de garder la trace de tout ce que vous attendez. Lorsque vous tenez une liste de tout ce que vous attendez, vous pouvez vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet et vous pouvez vous inquiéter beaucoup moins des choses que vous devez garder à l’esprit.

Respecter la règle des deux minutes

L’un des éléments que je préfère dans la méthodologie « Getting Things Done » de David Allen est sa règle des deux minutes. Cette règle est très simple : dès que vous vous rendez compte que vous devez faire quelque chose (comme lorsque vous recevez un courriel auquel vous devez donner suite), si cela vous prend moins de deux minutes, faites-le. Si cela prend plus de deux minutes, prévoyez de le faire plus tard.

Dans la pratique, cette règle fonctionne incroyablement bien, car elle permet d’éviter de réfléchir à la hiérarchisation des tâches et au choix de l’une d’entre elles. Il est très facile de perdre un temps fou à planifier des tâches, à organiser ses courriels, etc. Lorsque vous vous contentez de faire quelque chose, vous éliminez tout ce qui est superflu. Comme l’a dit Allen dans une récente interview, « il vous faudra plus de temps pour empiler et suivre [certaines tâches] et vous en souvenir que si vous les terminez la première fois qu’elles se présentent à vous ».

Dressez une liste des trois résultats que vous souhaitez obtenir aujourd’hui

Pas des choses à faire, mais des résultats. La « règle des 3 » est l’un de mes rituels de productivité préférés, et sa puissance réside dans sa simplicité. Définissez trois résultats que vous souhaitez obtenir aujourd’hui. Il ne s’agit pas de choses à faire, mais de résultats concrets que vous souhaitez obtenir. Posez-vous la question suivante : si nous sommes à la fin de la journée, quelles sont les trois choses que vous voulez avoir accomplies ?

Commencer à travailler à l’heure pomodoro

La technique Pomodoro est une technique simple de gestion du temps qui permet de diviser le temps en tranches. Pendant 25 minutes, vous éteignez toutes les distractions possibles et ne travaillez que sur une seule chose pendant ce laps de temps. Après votre première « pomodoro », vous faites une pause de cinq minutes, puis vous lavez, rincez et recommencez deux fois.

Ensuite, vous travaillez encore 25 minutes et faites une pause de 15 minutes (ou plus). Cette technique permet de réduire les tâches affreuses et ambiguës de votre liste de choses à faire en une série de tranches de temps de 25 minutes faciles à gérer.

Trouvez une activité qui vous donne plus d’énergie et programmez-la.

Ce point semble presque trop évident pour figurer sur la liste, mais personne ne prend le temps de le faire. Y a-t-il des personnes qui vous donnent une tonne d’énergie et de motivation après leur avoir parlé ? Planifiez un déjeuner avec elles. Y a-t-il des choses que vous faites qui vous donnent une tonne d’énergie, comme faire de la gym avant le travail, méditer ou passer du temps avec vos enfants ? Prévoyez du temps pour cela aussi.

Faire plus de pauses

Cela peut sembler contre-intuitif, mais faire plus de pauses est l’un des moyens que j’affectionne le plus pour devenir plus productif. Les pauses vous évitent de vous fatiguer et vous aident à ralentir, à prendre du recul par rapport à votre travail, à réfléchir et à trouver de meilleures idées. Je pense que même une pause d’une minute peut avoir des effets profonds sur votre productivité.

Téléchargez RescueTime pour savoir comment vous passez du temps sur votre ordinateur

RescueTime est un utilitaire gratuit (pour Mac, PC ou Android) qui permet de savoir exactement comment vous passez du temps sur votre ordinateur. Il vous suffit de vous inscrire au service, de télécharger l’application, de la configurer et de l’oublier. À la fin de chaque semaine, le service vous enverra un courriel indiquant exactement votre productivité. Vous pouvez ensuite vous connecter au site web de l’entreprise pour consulter des statistiques détaillées sur l’utilisation de votre temps, et le service vous présente même un score de productivité qui vous indique à quel point vous avez été productif.

Définissez les prochaines étapes à franchir pour réaliser ce que vous remettez à plus tard.

L’une des principales raisons pour lesquelles les gens procrastinent est que leurs tâches sont trop ambiguës. Prenez une chose sur laquelle vous procrastinez et définissez la toute prochaine chose que vous devez faire pour l’accomplir. Cela rendra la tâche moins ambiguë et vous donnera un coup de pied aux fesses pour l’accomplir.