Comment travailler à distance (Guide complet)

Le travail à distance est devenu une tendance populaire sur le lieu de travail ces dernières années, et il est facile de comprendre pourquoi. Avec l’essor des outils de communication numériques et la nécessité de mettre en place des modalités de travail flexibles, de plus en plus d’entreprises adoptent le concept du travail à distance.

Si le travail à distance présente de nombreux avantages, tels qu’une plus grande flexibilité et une réduction du temps de trajet, il présente également des inconvénients, notamment l’isolement social, la difficulté à séparer le travail de la vie personnelle et la nécessité de faire preuve d’autodiscipline et de motivation.

LifeHack est une équipe distribuée dont les membres travaillent à distance au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni, à Hong Kong et à Singapour. Fort de mes années d’expérience dans le travail à distance, j’aimerais partager avec vous la manière de travailler de manière productive et de maintenir de bonnes performances professionnelles lorsque l’on travaille à distance.

Que vous envisagiez de travailler à distance ou que vous le fassiez déjà et cherchiez des moyens de surmonter les difficultés, cet article est votre guide complet du travail à distance.

Comment travailler à distance : Les défis

Le travail à distance s’accompagne d’un ensemble unique de défis. Voici quelques-uns des aspects les plus difficiles et les plus stimulants du travail à distance :

Gérer les distractions et les interruptions

Le travail à distance peut présenter une variété de distractions, y compris les membres de la famille et les animaux domestiques, ainsi que les tâches ménagères et les obligations personnelles. Ces distractions peuvent perturber le flux de travail et la productivité, ce qui se traduit par des délais non respectés et une augmentation du stress.

Questions de motivation

Dans un bureau traditionnel, les employés peuvent recevoir un retour d’information et une reconnaissance de la part de leurs supérieurs ou de leurs collègues, ce qui peut les motiver à continuer à travailler dur et à atteindre leurs objectifs. En revanche, il peut être plus difficile de recevoir ce type de feedback et de reconnaissance dans un environnement distant, ce qui affecte la motivation et l’engagement.

En outre, les travailleurs à distance peuvent avoir du mal à s’autodiscipliner et à se motiver. Il peut être tentant de procrastiner ou de se déconcentrer sans la structure et la routine d’un environnement de bureau traditionnel. Pour rester motivés, les travailleurs à distance doivent adopter une approche plus proactive de la gestion du temps et de la hiérarchisation des tâches.

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Il est difficile de maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Il peut être difficile de séparer sa vie professionnelle de sa vie privée lorsqu’elles se trouvent au même endroit. Les travailleurs à distance peuvent être amenés à travailler plus longtemps, à avoir des difficultés à se déconnecter du travail et à avoir l’impression d’être toujours « sur appel ». En fait, 22 % des travailleurs à distance estiment qu’il est difficile de se déconnecter après le travail[1].

En outre, le fait de travailler en dehors des heures normales pour accommoder les membres de l’équipe dans d’autres fuseaux horaires peut conduire à l’épuisement professionnel et à une baisse de la productivité.

Gérer les différents fuseaux horaires

La prise en compte des différents fuseaux horaires peut constituer un défi de taille pour les travailleurs à distance, en particulier pour les équipes travaillant sur plusieurs fuseaux horaires.

Il peut être difficile de planifier des réunions et de collaborer efficacement lorsque les membres de l’équipe sont dispersés à travers le monde. Comme indiqué précédemment, le décalage horaire peut également rendre plus difficile le maintien de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

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Défis en matière de communication et de collaboration

Lorsque les membres d’une équipe ne se trouvent pas au même endroit, ils s’appuient fortement sur les outils de communication numérique pour rester en contact.

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Les erreurs de communication et les malentendus surviennent lorsque la communication n’est pas claire, opportune ou efficace, ce qui entraîne des retards, des erreurs et de la frustration. Cela peut nuire à la cohésion de l’équipe et à la productivité.

Isolement social

Contrairement aux employés de bureau qui ont des interactions sociales régulières avec leurs collègues, les travailleurs à distance travaillent souvent seuls ou au sein d’une petite équipe. Selon une étude menée par The Next Web, plus de la moitié des travailleurs à distance souffrent de solitude récurrente[2].Ce manque d’interaction en face à face peut conduire à des sentiments de déconnexion et d’isolement, qui peuvent tous être préjudiciables à la santé mentale et au bien-être.

Comment travailler à distance et être productif

Depuis que mon équipe a commencé à travailler à distance en 2020, j’ai appris quelques astuces pour rester productif. Que vous soyez un travailleur à distance chevronné ou que vous commenciez à peine, les conseils suivants , basés sur le cadre de maîtrise du temps, peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre expérience de travail à distance.

1. Fixer des objectifs réguliers

Travailler à distance sans la structure d’un environnement de bureau traditionnel peut rendre difficile le fait de rester sur la bonne voie et de maintenir l’élan. La fixation régulière d’objectifs peut vous donner un sentiment de direction et d’utilité, vous permettant de rester motivé et de vous concentrer sur la réalisation de vos objectifs.

En définissant des buts et des objectifs spécifiques, vous pouvez créer une feuille de route pour votre travail et concentrer vos efforts sur les tâches les plus importantes. Cela permet de réduire les distractions et de s’assurer que vous progressez vers vos objectifs clés.

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En outre, en divisant les grands projets en objectifs plus modestes et en établissant des critères de réussite clairs, vous pouvez suivre vos progrès et évaluer vos performances au fil du temps. En cours de route, vous pouvez ressentir un sentiment de progrès et d’accomplissement et ajuster votre approche si nécessaire.

Pour en savoir plus sur la manière de fixer des objectifs, consultez la rubrique Qu’est-ce que la fixation d’objectifs et pourquoi est-elle importante ?

How to Work Remotely (Your Complete Guide)

Fixer des objectifs réguliers

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How to Work Remotely (Your Complete Guide)
Lisez Qu’est-ce que la fixation d’objectifs et pourquoi est-elle importante ? et apprenez à vous fixer un objectif précis.
How to Work Remotely (Your Complete Guide)
Décomposez vos objectifs en petites étapes et en tâches.

2. Créer un espace de travail idéal

Le travail à distance peut rendre difficile le maintien du même niveau de routine et de soutien que dans un bureau traditionnel. En concevant un environnement de travail idéal, vous pouvez créer un environnement qui soutient votre travail et vous permet de donner le meilleur de vous-même.

Pour disposer d’un espace de travail dédié qui favorise la productivité et la concentration, vous devrez peut-être créer un environnement calme, sans distraction, confortable, bien éclairé et organisé. Il est plus facile d’entrer dans un état de fluidité (c’est-à-dire d’être « dans la zone ») si vous créez un environnement qui minimise les distractions et permet de se concentrer.

En outre, la mise en place des outils et équipements nécessaires au travail à distance fait partie de la création d’un environnement de travail idéal. Il peut s’agir d’un accès à l’internet à haut débit, d’un ordinateur fiable et d’autres outils technologiques et logiciels permettant le travail à distance. En investissant dans les outils et équipements appropriés, vous pouvez vous assurer que vous êtes en mesure d’effectuer votre travail de manière efficace et efficiente.

How to Work Remotely (Your Complete Guide)

Créer un espace de travail idéal

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Créer un environnement confortable, bien éclairé et organisé, calme et sans distraction.
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Mettre en place les outils et l’équipement nécessaires, y compris un accès Internet à haut débit, un ordinateur fiable et un logiciel de productivité.

3. Créer une routine

L’un des principaux avantages de la création d’une routine est qu’elle aide à établir un sentiment de prévisibilité et de contrôle. L’établissement de modèles de comportement cohérents tout au long de la journée peut fournir une structure et une routine, augmentant ainsi le contrôle sur votre travail et votre vie et réduisant le stress et l’anxiété.

Par exemple, en établissant des horaires de travail réguliers, vous pouvez signaler à votre cerveau qu’il est temps de se concentrer sur le travail et créer un sentiment de routine qui favorise la concentration. De même, des pauses régulières tout au long de la journée peuvent vous aider à conserver votre énergie.

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Fixer des horaires de travail réguliers et des limites claires entre le travail et la vie privée vous aide également à donner la priorité à votre bien-être et à éviter l’épuisement professionnel. Il peut s’agir d’établir des limites en matière de communication avec les collègues et les clients, ainsi que de s’engager dans des activités de soins personnels qui favorisent le bien-être.

Inspirez-vous de ces exemples de routine et créez la vôtre.

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Créer une routine

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Établir des horaires de travail réguliers et des frontières distinctes entre le travail et la vie personnelle.
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Prévoyez des pauses régulières tout au long de la journée.
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Prenez référence sur ces exemples de routine et créez les vôtres.

4. Classer les tâches par ordre de priorité, d’abord en fonction de l’énergie, puis du temps.

L’énergie fluctue et nécessite de se reposer de temps en temps. Certaines tâches requièrent beaucoup plus d’énergie mentale ou physique que d’autres. Par exemple, des tâches banales telles que la saisie de données ou l’organisation de dossiers requièrent une quantité d’énergie différente de celle nécessaire à la rédaction d’une proposition ou à l’organisation d’une session de formation en direct.

Les tâches à forte intensité énergétique exigent davantage d’attention. Par conséquent, la qualité de votre gestion du temps n’a aucune importance si vous n’arrivez pas à vous concentrer.

Pour rester productif, classez d’abord les tâches par énergie. Vous pouvez dresser une liste des tâches ou des activités que vous souhaitez réaliser au cours de la semaine à venir. Une semaine est une bonne unité logique de planification, car elle est suffisamment longue pour permettre un équilibre tout en n’étant pas trop courte pour que vous ne puissiez pas atteindre vos objectifs.

Pour chacune de vos tâches, attribuez deux valeurs :

  1. Indice d’énergie – Un nombre représentant la quantité d’énergie que cette action vous donne ou vous enlève. Par exemple, un +3 pour une activité vraiment rafraîchissante, ou un -5 pour une activité très énergivore.
  2. Coût en temps – Combien de temps pensez-vous que cela prendra réellement en termes d’heures.

Pour classer vos activités par ordre de priorité, utilisez la méthode de la superstructure. Il s’agit d’un moyen rapide et facile de diviser les actions en trois catégories prioritaires :

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  • Indispensables – Articles absolument nécessaires à la réalisation du projet.
  • Ce qu’il faut faire – Ce qui est utile mais pas indispensable pour atteindre votre objectif.
  • Bonnes choses à avoir – éléments facultatifs, ce qui signifie qu’il n’y a pas de conséquences négatives s’ils ne sont pas inclus. Les « bons à avoir » sont des avantages purement facultatifs.
superstructure method

    L’objectif de votre plan est maintenant d’atteindre en premier lieu tous les « Must Haves » et les « Should Haves », tout en veillant à ne pas manquer d’énergie à la fin de la journée. Vous pouvez ensuite créer votre emploi du temps sur la base de ce plan.

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    Classer les tâches par ordre de priorité énergétique

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    Dressez une liste des tâches ou des activités que vous souhaitez accomplir au cours de la semaine à venir.
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    Attribuer une note énergétique et un coût en temps à chaque tâche et les classer par ordre de priorité en fonction du niveau d’énergie requis en premier lieu.
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    Classer les tâches en trois catégories : Les  » must », les  » should » et les  » good-to-haves ».
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    Veillez à terminer d’abord tous les « Must Haves » et les « Should Haves » et à ne pas manquer d’énergie à la fin de la journée.

    5. Utiliser la communication asynchrone

    La communication asynchrone fait référence aux méthodes de communication qui n’exigent pas la présence ou l’engagement de toutes les parties en même temps. Il s’agit d’un outil puissant pour promouvoir la productivité, la collaboration et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans un environnement de travail à distance.

    Parce qu’elle n’exige pas que tout le monde soit présent ou engagé en même temps, la communication asynchrone vous permet non seulement de travailler selon vos propres horaires et de vous concentrer sur un travail approfondi sans interruptions ou distractions constantes, mais elle favorise également la collaboration et le travail d’équipe à travers différents fuseaux horaires ou calendriers.

    En outre, la flexibilité et l’autonomie que favorise la communication asynchrone vous permettent de mieux contrôler votre travail et vos horaires. Cela favorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée en vous permettant de donner la priorité à vos besoins et responsabilités personnels tout en respectant vos obligations professionnelles.

    Vous pouvez facilement mettre en place une communication asynchrone avec vos collègues et vos clients en utilisant des outils tels que le courrier électronique, la messagerie instantanée ou un logiciel de gestion de projet.

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    Communication asynchrone

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    Commencez à utiliser des outils tels que les logiciels de gestion de projet, la messagerie instantanée et le courrier électronique.

    6. Exploiter les outils de gestion de projet

    L’utilisation d’outils de gestion de projet présente de nombreux avantages pour les travailleurs à distance. Ces outils fournissent une plateforme centralisée permettant aux membres de l’équipe de collaborer, de communiquer et de suivre l’avancement du projet :

    • Une communication claire et organisée – Les outils de gestion de projet permettent de créer des tâches, de les attribuer aux membres de l’équipe et de fixer des délais. Cela permet de s’assurer que chacun comprend ses responsabilités et ce que l’on attend de lui.
    • Transparence des projets – Les membres de l’équipe peuvent voir quelles tâches ont été accomplies, lesquelles sont en cours et lesquelles sont programmées. Cela permet d’éviter les malentendus et de garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
    • Une plateforme centralisée où toutes les informations relatives au projet peuvent être stockées – Les travailleurs à distance peuvent facilement stocker et partager des fichiers, laisser des commentaires et poser des questions à l’aide d’outils de gestion de projet. Cela peut aider l’équipe à rester organisée, réduire la nécessité de longues chaînes de courriels et garantir que tout le monde dispose des informations les plus récentes.
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    Chez LifeHack, nous utilisons Basecamp pour suivre l’avancement des tâches et des projets, faire des annonces d’équipe et prendre des nouvelles des uns et des autres. Nous trouvons que Basecamp est un outil très utile pour tenir tous les membres de l’équipe au courant des plans et de l’avancement des projets.

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    Exploiter les outils de gestion de projet

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    How to Work Remotely (Your Complete Guide)
    Choisissez des outils de gestion de projet adaptés à vos besoins.
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    Choisissez un outil qui permette à l’équipe de communiquer clairement, de maintenir la transparence des projets et des progrès, et de stocker les informations relatives aux projets de manière organisée.

    7. Créer des protocoles de communication clairs

    En tant que travailleur à distance, vous devez communiquer votre disponibilité et vos canaux de communication préférés à vos collègues situés dans d’autres fuseaux horaires. Cela permet de réduire les retards et les erreurs de communication et de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde.

    Une autre approche consiste à créer un calendrier partagé ou un outil de planification pour aider à coordonner les réunions et les échéances entre les différents fuseaux horaires. Les membres de notre équipe LifeHack utilisent généralement Calendly pour faciliter la planification des réunions.

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    Protocoles de communication

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    How to Work Remotely (Your Complete Guide)
    Communiquez clairement votre disponibilité et les canaux de communication que vous préférez.
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    Utilisez un calendrier partagé ou un outil de planification pour coordonner les réunions et les échéances.

    8. Trouvez votre communauté

    Trouver une communauté qui vous aide à vous sentir plus proche et soutenu est un aspect important du travail à distance.

    Vous pouvez essayer d’établir des liens sociaux à l’aide d’outils numériques. Des appels vidéo réguliers, des messageries instantanées et des exercices de team building virtuels peuvent vous aider à vous sentir plus proche de vos collègues.

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    Rejoindre des communautés ou des forums en ligne liés à votre secteur d’activité ou à votre profession peut également vous permettre d’interagir socialement et de vous soutenir. Des communautés telles que Remote Work Community, Digital Nomads World et NomadList facilitent les contacts personnels entre les nomades numériques et les travailleurs virtuels.

    Profitez également des espaces de travail collaboratif et des événements locaux de mise en réseau. Ces opportunités vous permettent de collaborer avec d’autres travailleurs à distance, de rencontrer de nouvelles personnes et de nouer des relations.

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    Trouvez votre communauté

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    Utilisez des outils numériques tels que les appels vidéo réguliers, la messagerie instantanée et les exercices de constitution d’équipes virtuelles pour vous rapprocher de vos collègues.
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    Rejoignez des communautés ou des forums en ligne liés à votre secteur d’activité ou à votre profession.
    How to Work Remotely (Your Complete Guide)
    Utilisez les espaces de travail collaboratif et les événements locaux de mise en réseau.

    Résultat final

    Le travail à distance est de plus en plus courant, mais en tant que travailleur à distance, vous pouvez rencontrer des difficultés à rester motivé, à gérer efficacement votre temps et à maintenir un équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.

    La bonne nouvelle est que vous pouvez surmonter ces défis en fixant des objectifs réguliers, en créant un environnement de travail idéal, en établissant une routine, en utilisant la communication asynchrone, en tirant parti des outils de gestion de projet, en établissant des protocoles de communication et en trouvant une communauté.

    Avec les bonnes stratégies et les bons outils, vous pouvez maintenir votre productivité et vos performances tout en profitant des avantages du travail à distance.

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    Crédit photo : Persnickety Prints via unsplash.com