Que faire lorsque les invités ne répondent pas, selon l’étiquette ?

L’accueil est une entreprise généreuse, qui demande beaucoup de réflexion, d’efforts et de temps pour être menée à bien sans accroc. Bien que ce soit quelque chose que les

hôtes du Sud ont indéniablement maîtrisé

, il y a toujours la crainte que les choses tournent mal. Vous pouvez certes vous concentrer sur les choses que vous pouvez contrôler – comme les

choses que tous les hôtes du Sud font avant l’arrivée des invités

– mais qu’en est-il des choses que vous ne pouvez pas contrôler, comme les RSVP ? L’un des aspects les plus importants de l’accueil est d’être préparé, et il est essentiel de connaître votre effectif pour planifier avec succès tout événement, qu’il s’agisse d’une petite fête ou d’un événement officiel ;

Même la spécialiste de l’étiquette

Emily Post

serait certainement d’accord pour dire que les invités sont toujours obligés de faire savoir à l’hôte s’ils seront présents ou non. Mais ce n’est malheureusement pas toujours le cas. Même si vous vous efforcez de fixer des délais clairs et de faciliter l’envoi des réponses, il y aura presque toujours des personnes dont les réponses n’auront pas été reçues, et il peut être très frustrant pour l’organisateur de ne pas savoir comment procéder.

Ne laissez pas l’inévitabilité des retards et des absences de RSVP vous empêcher d’organiser un événement parfait. Voici ce qu’il faut faire lorsque les gens ne répondent pas à l’invitation.  ;

Quand les RSVP sont-ils attendus ?

De quel type d’événement s’agit-il ?

En d’autres termes, vous êtes presque toujours tenu d’indiquer si vous prévoyez ou non d’assister à une réunion, qu’il s’agisse de quelque chose de plus décontracté comme une fête d’anniversaire ou une

douche de bébé

ou de quelque chose de plus formel comme un mariage. Pour s’assurer d’avoir un nombre suffisant de participants, l’hôte doit veiller à inclure une note sur les RSVP lorsqu’il invite des personnes par le biais d’invitations imprimées, d’invitations par courrier électronique, d’appels, de textes et même d’invitations verbales en personne. En outre, les RSVP peuvent être importants même lors de l’organisation de réunions discrètes telles qu’un barbecue dans l’arrière-cour,

un dîner

, ou toute autre occasion en petit comité où les absences seront remarquées. Pour les grandes fêtes plus décontractées, on ne s’attend peut-être pas à ce qu’il y ait un RSVP, mais il est toujours apprécié lorsqu’il est approprié.  ;

Y a-t-il de la nourriture ?

En général, les RSVP sont nécessaires non seulement pour le décompte général de l’hôte, mais aussi pour le traiteur ou la personne qui fournit la nourriture. Il se peut même que l’hôte fasse la cuisine ou que plusieurs fêtards fournissent des plats de type « potluck », ce qui signifie qu’il est poli de répondre le plus tôt possible pour permettre à l’hôte ou au traiteur de prévoir suffisamment de nourriture, de couverts et de chaises. Pour les mariages, c’est d’une importance capitale, car il existe une relation de coût drastique entre le nombre de personnes confirmées et la quantité de nourriture nécessaire.  ;

Comment retrouver les RSVP

Faites un rappel amical

Si vous avez expressément fixé une date limite pour les RSVP et que vous n’avez toujours pas reçu de réponses, attendez que la date limite arrive et commencez à contacter les personnes concernées le jour suivant par courriel, par texto ou par tout autre moyen de communication préféré. Pour les petites fêtes, l’envoi d’un texte ou d’un courriel de groupe peut gentiment inciter les personnes qui n’ont pas répondu à l’appel sans les appeler individuellement.

Commencez à appeler  ;

Si vous n’avez toujours pas reçu de RSVP après la date limite et que vous avez envoyé un rappel amical, il est temps de commencer à téléphoner. Cela vous permettra, si tout va bien, d’identifier les personnes qui se sont montrées hésitantes quant à leur participation, qui semblent attendre de voir si quelque chose d’autre se présente ou qui se sentent coupables d’avoir attendu si longtemps pour répondre à l’invitation (ce qui est plus souvent le cas des personnes qui déclinent leur invitation). Si vous ne recevez pas de réponse, laissez un message vocal détaillé et n’hésitez pas à envoyer un autre texte ou un courriel individuellement, en indiquant gentiment que vous avez besoin d’un décompte dès que possible.  ;

Assumez les absences

Lorsque le moment est venu de procéder à un décompte précis des effectifs, vous ne pouvez que supposer que les personnes qui n’ont pas répondu à l’invitation ne seront pas présentes. Si vous avez tenté de joindre les participants plus d’une fois et que plusieurs jours se sont écoulés depuis la date limite, vous n’êtes pas obligé de continuer à les joindre et à rechercher des RSVP. C’est souvent à ce moment-là que les événements se rapprochent et vous êtes suffisamment occupé pour ne pas avoir à vous occuper des réponses des autres !

Faire face aux invités non annoncés

Bien qu’il s’agisse de l’un des interdits les plus mal vus de l’étiquette, il arrive parfois que des invités se présentent à l’improviste sans avoir répondu à l’invitation. Bien que cela puisse être très frustrant pour les hôtes, il est préférable de ne pas montrer votre agacement lors de la fête ou de l’événement, mais plutôt de faire toutes les concessions possibles en ce qui concerne la nourriture ou les places assises. Cependant, vous pouvez vous sentir rassuré en sachant que vous n’êtes pas obligé de trop accommoder des invités non annoncés parce qu’ils n’ont pas répondu correctement à l’invitation. Pour les événements assis tels que les mariages, il est souvent suggéré d’avoir quelques couverts et chaises supplémentaires au cas où des invités se présenteraient sans avoir répondu à l’invitation. Vous aurez toujours l’air poli et préparé.